L’une des premières choses à comprendre est que les passifs non enregistrés ne sont pas nécessairement quelque chose qui se développe parce qu’un individu ou une entreprise n’a pas fait preuve de diligence raisonnable dans la gestion des affaires financières. En fait, il est normal pour toute entreprise d’avoir un certain degré de responsabilité. Étant donné qu’un passif non comptabilisé n’est rien de plus qu’un élément de passif qui n’apparaît pas actuellement dans un état financier, il peut s’agir d’un facteur qu’il n’est tout simplement pas devenu nécessaire de déclarer jusqu’à ce point.
À titre d’exemple, de nombreuses entreprises offrent des vacances à leurs employés. Souvent, les employés ont la possibilité de reporter les vacances non utilisées d’une année à l’autre. Cela peut conduire à une indemnisation assez importante due à l’employé au moment où l’individu décide de prendre sa retraite. Les vacances non utilisées n’apparaissent pas systématiquement sous forme de poste sur de nombreux états financiers de l’entreprise. Étant donné que le temps de vacances n’a pas été utilisé, il n’y a aucun moyen réel de le comptabiliser jusqu’à ce que le paiement pour le temps soit effectivement émis. Ce temps de vacances accumulé inutilisé est un excellent exemple de passif non enregistré qui peut être enregistré à un moment donné.
Un autre scénario serait des changements dans les lois étatiques et fédérales qui pourraient avoir un impact sur la relation entre un fournisseur et l’entreprise. Par exemple, une modification des lois régissant les télécommunications permet à vos fournisseurs d’interurbains et de conférence de facturer rétroactivement de nouveaux frais de service jusqu’au premier de l’exercice en cours. Certes, ce facteur n’était pas connu auparavant et ne pouvait pas être traité comme un passif enregistré. Au lieu de cela, il serait classé comme un passif non enregistré que l’entreprise aurait à payer avec le temps.
La même chose est vraie avec un budget à la maison. Le budget peut prévoir un certain pourcentage fixe sur les hypothèques et les intérêts sur les cartes de crédit. Lorsque quelque chose se produit pour augmenter ces taux d’intérêt, le résultat est un passif non enregistré pour les opérations à domicile. C’est-à-dire que quelque chose qui n’a pas été prévu dans le budget de la maison et qui n’a pas sa place dans le bilan de la maison, sera traité comme un passif non enregistré jusqu’à ce que la nouvelle dépense soit prise en compte dans les opérations du ménage.
Un audit financier compétent cherche à maintenir le montant des passifs non enregistrés dans une limite raisonnable, principalement des postes qui sont imprévus ou qui ne sont pas censés être inclus dans les états financiers jusqu’à ce qu’ils puissent être comptabilisés dans une classification existante. Ils ne doivent jamais être considérés comme un piège pour les problèmes qui surviennent en raison d’une mauvaise planification ou gestion des ressources.