Il existe plusieurs façons de présenter ses condoléances à une personne qui a vécu le décès d’un être cher, selon la nature de la relation avec la personne endeuillée et la proximité géographique de la personne. Les condoléances de toute forme sont généralement très appréciées par la personne en deuil et sa famille.
La façon traditionnelle de présenter ses condoléances dans de nombreuses cultures consiste à envoyer une carte ou une lettre avec quelques phrases de condoléances, exprimant la consternation en apprenant le décès du défunt et l’espoir de l’écrivain que les membres de la famille se portent aussi bien qu’ils peuvent l’être, sous les circonstances. Il est de tradition d’adresser une lettre de condoléances au chef de famille, bien que l’auteur puisse également envoyer des condoléances individuelles à des membres de la famille qu’il connaît de près. En règle générale, une carte vierge doit être utilisée, plutôt qu’une carte pré-imprimée, et le thème de la carte doit être sombre.
À l’ère moderne, certaines personnes aiment envoyer leurs condoléances par courrier électronique. Cependant, de nombreux experts en étiquette désapprouvent cela, car le courrier électronique a une sensation très décontractée. Les condoléances écrites doivent être écrites à la main sur une carte, plutôt que d’être envoyées par voie électronique, même si les sentiments sont exactement les mêmes dans les deux cas.
Les appels de condoléances sont également traditionnels. Dans de nombreuses sociétés, les personnes en deuil organisent une journée portes ouvertes après le décès spécifiquement dans le but d’appeler les condoléances, permettant aux gens de passer pour présenter leurs condoléances en personne. Certaines personnes aiment apporter de la nourriture, des fleurs et d’autres cadeaux lors d’un appel de condoléances pour exprimer leur soutien aux personnes en deuil. Dans le cas des personnes en deuil juives, une période de deuil connue sous le nom de shiva est maintenue pendant une semaine après le décès pour permettre aux visiteurs de passer et de rendre visite à la famille pendant que la famille traite son chagrin.
Ceux qui sont trop loin pour se rendre en personne mais qui souhaitent tout de même exprimer leurs condoléances peuvent également appeler les personnes en deuil par téléphone. Il est important que les personnes sachent que les appels téléphoniques sont parfois considérés comme perturbateurs, car ils peuvent interrompre les arrangements funéraires ou empêcher les membres de la famille d’atteindre les personnes en deuil. Lorsqu’une personne décide d’appeler, elle doit savoir que le téléphone peut également être répondu par un ami qui gère les appels de la famille, plutôt que par l’une des personnes en deuil directement.
Si une personne a été invitée à assister aux funérailles, il est également approprié qu’elle présente ses condoléances à ce moment-là. Beaucoup de gens aiment aussi exprimer leurs condoléances lorsqu’ils voient la personne en deuil pour la première fois après le décès, qu’ils aient ou non envoyé une carte. Un collègue en deuil, par exemple, apprécie beaucoup une offre de condoléances à son retour au travail, tout comme une personne en deuil peut être heureuse d’avoir des nouvelles d’un ami lorsqu’elle est aperçue dans la rue ou au supermarché.