Les systèmes de comptabilité financière peuvent être des systèmes manuels, mais ce sont généralement des logiciels. Normalement, un système de comptabilité financière fait partie d’un système logiciel plus vaste dédié à la fourniture de services administratifs globaux pour une organisation, mais ils peuvent également être des programmes autonomes. Les systèmes comptables peuvent être classés en fonction du type d’organisation qui les utilise, de la méthode utilisée pour organiser les finances et de la manière dont le système comptable reconnaît les transactions, y compris l’acquisition de trésorerie et les paiements. Les types courants de méthodes de système de comptabilité financière comprennent les systèmes d’analyse des processus, des comptes et des transactions. Ces systèmes peuvent également être adaptés au type d’organisation, qu’il s’agisse d’un ministère, d’une école ou d’un commerce de détail.
Les processus menés par ces systèmes sont nombreux, mais comprennent des procédures de gestion de trésorerie, des procédures de paie et des procédures fiscales. Ils peuvent également gérer les dépenses des employés, y compris les remboursements des dépenses de travail comme les repas et les déplacements. Selon l’organisation, un système de comptabilité financière peut inclure des fonctionnalités supplémentaires pour gérer d’autres aspects des activités quotidiennes.
Les fonctionnalités varient selon les systèmes, ce qui signifie qu’aucun système n’est le meilleur pour tous les types d’organisations. Il est important de faire correspondre les capacités d’un système comptable avec les besoins de son utilisateur. Par exemple, les systèmes de comptabilité financière des établissements d’enseignement gèrent généralement les finances de fonctionnement en plus de gérer les contributions financières. Les finances d’une école ou d’une université incluraient les dépenses éducatives et générales, tandis qu’un système comptable pour une entreprise de vente au détail pourrait avoir besoin de gérer des catégories pour les matières premières et les ventes au détail.
Obtenir le bon type de système comptable est particulièrement important lorsqu’il s’agit de financer une grande organisation comme une université ou un système scolaire public. Lors de la gestion des types de financement pour un organisme d’enseignement, les catégories peuvent inclure des prêts, des dotations et des financements d’organismes gouvernementaux. Ces sources de financement doivent souvent être enregistrées et traitées séparément car certains fonds ont des objectifs ou des conditions de financement restreints qui modifient la façon dont un comptable doit enregistrer ses transactions.
Les systèmes de comptabilité financière diffèrent souvent lorsqu’ils sont utilisés à des fins différentes. Les systèmes d’analyse des finances d’une entreprise à des fins d’investissement par un utilisateur extérieur à l’entreprise différeraient par leur interface et leur fonction des systèmes de comptabilité de gestion qui traitent des tâches de saisie de données financières et d’utilisation des informations financières au sein de l’entreprise. Cela est principalement dû au fait qu’un investisseur qui examine les informations financières d’une entreprise a besoin d’un ensemble d’informations et de fonctionnalités différent de celui qu’un chef d’entreprise exige des systèmes de gestion financière internes.
Les logiciels dotés de systèmes de comptabilité financière ont généralement des fonctionnalités telles que les ressources humaines, la planification et les fonctions de gestion des processus. Les systèmes logiciels de gestion multifonctions sont conçus pour permettre à une organisation d’intégrer et de partager des informations entre plusieurs départements de l’entreprise. En utilisant ces types de systèmes, une organisation comme une école peut demander à l’administration d’entrer directement des informations disponibles pour toutes les parties autorisées au sein du système, ce qui accélère les opérations et augmente potentiellement la précision des informations au sein du système.