Les systèmes de grand livre en comptabilité définissent comment une entreprise enregistre ses transactions financières dans les livres comptables. Il existe très peu de systèmes de grand livre parmi lesquels une entreprise peut choisir et utiliser efficacement. La première partie du système est la comptabilité en partie double, la base même de tous les journaux et registres. Les dérivés de ce système comprennent la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice, des systèmes à partir desquels une entreprise choisira et définissant la façon dont elle enregistre les transactions. Les propriétaires, les gestionnaires et le personnel comptable de niveau supérieur sont généralement les décideurs influents de ce processus.
La comptabilité en partie double est un processus comptable auto-équilibré qui aide une entreprise à gérer ses livres. Dans ces systèmes de grand livre, deux écritures sont nécessaires pour équilibrer l’équation comptable: l’actif est égal au passif plus les capitaux propres. Chaque écriture doit équilibrer l’équation de sorte que les livres comptables de la société s’équilibrent et maintiennent toujours un semblant d’ordre. Cela ne veut pas dire que le grand livre comptable d’une entreprise ne sera jamais déséquilibré; le système aidera à soutenir une activité appropriée. Il est possible pour une entreprise d’utiliser un système différent, bien que cela soit extrêmement rare.
Un autre aspect des systèmes de grand livre est le processus par lequel une entreprise enregistre ses transactions. Les deux principaux systèmes ici sont la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice. Dans le cadre du système de comptabilité de caisse, une entreprise enregistre les transactions chaque fois que la trésorerie change de mains pendant un événement. Par exemple, une entreprise achète des stocks contre de l’argent comptant, et un comptable enregistre cet événement dans le grand livre comme de l’argent comptant. À la fin du mois, les transactions dans le grand livre général d’une entreprise doivent refléter celles de son relevé bancaire, créant un solde pour toutes les activités qui se traduisent par des rapports financiers précis.
La comptabilité d’exercice est le plus populaire des deux systèmes de grand livre sous le parapluie de la comptabilité en partie double. En bref, la comptabilité d’exercice est le contraire de la comptabilité de caisse; les transactions entrent dans les livres comptables au fur et à mesure qu’elles se produisent. Chaque fois qu’une entreprise s’engage dans une transaction qui affecte le système comptable de l’entreprise, elle doit entrer dans les livres comptables. Aucun argent liquide n’a besoin de changer de mains pour que ces transactions soient représentées dans les livres de l’entreprise. La comptabilité d’exercice est plus précise, conduit à de meilleurs rapports et crée des rapports qui reflètent la véritable activité d’une entreprise.
D’autres systèmes de grand livre peuvent exister dans l’environnement commercial. Par exemple, les entreprises peuvent créer une méthode hybride qui combine les attributs des deux systèmes. Il doit cependant respecter les normes comptables nationales pour conserver les informations de manière précise et pertinente.