Les systèmes téléphoniques d’entreprise permettent aux propriétaires d’entreprise et à leurs employés d’avoir la possibilité de communiquer au sein de l’organisation et de gérer les appels qui sont passés à l’entreprise. De nombreux systèmes téléphoniques d’affaires différents sont disponibles. Les principaux types sont l’autocommutateur privé (PBX), l’unité système à clé (KSU), l’unité système sans clé (KSU-less), la voix sur protocole Internet (VoIP) et les téléphones portables.
Les systèmes PBX sont généralement utilisés par les grandes organisations, généralement avec 40 employés ou plus. Les systèmes sont populaires auprès des grandes entreprises car les systèmes peuvent être étendus pour permettre la croissance future de l’entreprise et offrent généralement le plus de fonctionnalités disponibles dans les systèmes téléphoniques d’affaires. Certaines des caractéristiques communes à la plupart des systèmes PBX incluent un numéro de téléphone que les utilisateurs externes composent pour atteindre diverses extensions dans toute l’entreprise, une distribution automatique et uniforme des appels, une réponse automatique aux appels et des messages d’accueil personnalisés.
Une caractéristique clé du système téléphonique KSU est que les utilisateurs peuvent contrôler et diriger manuellement les appels téléphoniques entrants. Les systèmes KSU sont généralement moins chers que les systèmes PBX et peuvent gérer moins de connexions, ce qui en fait un choix plus populaire pour les entreprises de taille moyenne. Ils sont destinés aux entreprises de 10 à 40 salariés. Les systèmes KSU peuvent permettre la numérotation entre les bureaux, empêcher les utilisateurs de décrocher des lignes déjà utilisées et offrir d’autres fonctionnalités téléphoniques standard.
Les systèmes sans KSU sont généralement conçus pour les entreprises de dix employés ou moins. Chaque poste téléphonique individuel abrite les fonctionnalités d’un système sans KSU, par opposition à une unité centrale qui contrôle toutes les fonctionnalités. Offrant un investissement initial plus modeste, ces systèmes téléphoniques offrent généralement des fonctionnalités téléphoniques de base dont une petite entreprise aurait besoin. Les systèmes n’offrent généralement pas beaucoup de fonctionnalités avancées trouvées dans d’autres systèmes téléphoniques d’affaires.
Les mêmes avantages d’un système PBX traditionnel sans les coûts matériels et logiciels associés aux systèmes PBX traditionnels peuvent être obtenus en utilisant un système VoIP. Beaucoup de gens pensent que les systèmes VoIP sont supérieurs en qualité aux systèmes téléphoniques professionnels traditionnels. Les systèmes permettent à beaucoup plus d’utilisateurs de bénéficier des fonctionnalités d’un système PBX traditionnel sans le coût.
Les téléphones portables permettent aux utilisateurs d’utiliser la communication sans fil dans de nombreux endroits différents. De nombreuses entreprises utilisent cette technologie car elle leur permet de faire des affaires en voyage, à la maison ou en dehors du bureau. Plusieurs modèles de téléphones portables ont la capacité de se connecter à Internet. Cette fonction permet à l’utilisateur de vérifier les stocks, les e-mails, la météo, les horaires de vol et de nombreuses autres fonctionnalités qu’un homme d’affaires peut trouver utiles.