La messagerie vocale est un type de service de messagerie qui permet l’enregistrement, le transfert et le stockage de messages enregistrés. Autrefois principalement un outil pour les entreprises et les entreprises, la messagerie vocale est désormais une fonctionnalité standard des réseaux mobiles. Bien que la messagerie vocale servait à l’origine de répondeur de base pouvant desservir un réseau de téléphones, elle peut aujourd’hui être intégrée à la messagerie électronique et à d’autres réseaux électroniques pour créer des systèmes de messagerie complets.
L’origine de la messagerie vocale est un sujet controversé ; plusieurs entreprises et particuliers revendiquent l’invention pour eux-mêmes. Les premiers brevets pour les appareils d’enregistrement téléphonique en réseau ont été délivrés à la fin des années 1970 et au début des années 1980. Le développement de ces produits innovants était en grande partie une réaction aux préoccupations croissantes concernant l’efficacité des entreprises ; les entreprises qui passent et reçoivent des centaines voire des milliers d’appels par jour peuvent avoir d’énormes difficultés à s’assurer que les messages sont correctement reçus et envoyés à la bonne personne. La messagerie vocale permettait à l’appelant de laisser un message détaillé et clair qui pouvait être écouté par le destinataire prévu à loisir. À l’aide d’un réseau de postes téléphoniques dédiés à des personnes spécifiques au sein de l’entreprise, les secrétaires pouvaient s’assurer que les messages étaient envoyés à la bonne personne.
Les systèmes de messagerie vocale sont généralement exploités à l’aide d’un ordinateur principal sur site ou d’un opérateur hors site fourni par une société externe. Alors que les systèmes exécutés en interne sont généralement plus personnalisables, les réseaux externes éliminent le besoin pour les travailleurs ou les participants de comprendre comment exécuter le système. Pour utiliser un réseau sur site, au moins une personne doit généralement être formée au fonctionnement et à la gestion du système, tandis que la gestion et l’entretien des réseaux externes sont assurés par le personnel du réseau.
Bien qu’il existe des variations entre les fournisseurs de réseau, de nombreux systèmes de messagerie vocale sont assez simples à configurer et à utiliser. L’utilisateur enregistre un message sortant avec des informations de base, telles que le nom et des méthodes supplémentaires pour le joindre. Lorsqu’un appel est envoyé vers la messagerie vocale, l’appelant entend cette information avant d’avoir la possibilité d’enregistrer un message pour l’utilisateur. Pour écouter les nouveaux messages, l’utilisateur doit accéder au système et entrer souvent un mot de passe choisi par l’utilisateur. Une fois le nouveau message lu, l’utilisateur peut enregistrer ou supprimer le message ou le rejouer avant de passer au prochain enregistrement vocal stocké.
Certains systèmes incluent également des fonctionnalités supplémentaires, telles que l’envoi de notifications d’appel à d’autres réseaux. Par exemple, lorsqu’il laisse un message, l’appelant peut avoir la possibilité de rechercher l’utilisateur. D’autres réseaux intégrés peuvent également permettre à l’appelant d’envoyer une notification par courrier électronique ou une télécopie à l’utilisateur. En intégrant plusieurs systèmes de messagerie, un appelant a une meilleure chance d’atteindre rapidement son contact avec des informations.
Une autre caractéristique importante de nombreux systèmes de messagerie vocale est la possibilité d’accéder aux messages à partir d’un téléphone ou d’un appareil externe. Pour ce faire, la personne doit généralement appeler le numéro associé au système de messagerie vocale et attendre que le message sortant enregistré soit diffusé. Ensuite, en tapant un code d’accès choisi par l’utilisateur ou attribué par le réseau, les messages peuvent être atteints. La flexibilité du système est considérée par beaucoup comme une grande force, car les gens peuvent accéder aux messages sur un réseau à partir de n’importe quel téléphone ou appareil mobile.