La méthodologie des systèmes souples est un processus utilisé pour résoudre des situations qui n’ont pas de procédure définie. Ces situations sont souvent difficiles ou complexes et comportent des étapes fortement influencées par des éléments tels que l’opinion, la culture, la connaissance de la situation ou de l’environnement. Cette méthodologie établit un ensemble de règles qui sont utilisées pour définir le processus et commencer à travailler vers des objectifs. Dans la plupart des cas, ces méthodes reposent sur des systèmes humains pour définir les problèmes et trouver des solutions, plutôt que sur des systèmes mathématiques ou scientifiques.
Contrairement à ce que beaucoup pensent, le « soft » dans la « méthodologie des systèmes souples » fait référence aux méthodes utilisées pour déterminer un plan, et non aux systèmes impliqués. Un problème mou est un problème composé d’aspects non définissables, comme la psychologie ou l’identité culturelle, tandis qu’un problème dur utilise des nombres définissables et une expérimentation reproductible. Dans la même veine, une approche douce utilise des systèmes souples tandis qu’une approche dure utilise des systèmes durs. Même si le problème a utilisé des systèmes durs, une méthodologie de systèmes souples peut toujours être utilisée comme approche pour résoudre le problème.
La partie la plus fondamentale de la méthodologie des systèmes souples est la perception. La façon dont les spectateurs voient le problème définit la manière fondamentale dont ils l’abordent. Si deux personnes sont toutes les deux prêtes à travailler sur un projet, leur point de vue définira le projet au fur et à mesure qu’elles y travailleront. Cela signifie que deux personnes qui examinent un problème de points de vue différents peuvent être incapables de terminer quelque chose par manque de terrain d’entente.
Par exemple, si une usine devait prendre feu et que les spectateurs étaient un environnementaliste, un dirigeant d’entreprise et un pompier, les trois personnes auraient des points de vue radicalement différents sur l’action. L’écologiste examinerait d’abord l’impact écologique de l’incendie à travers la fumée, les produits chimiques en combustion et les eaux de ruissellement potentiellement dangereuses. L’homme d’affaires y penserait en termes de pertes de production et de coûts de remplacement du matériel. Enfin, le pompier trouverait le moyen le plus rapide et le plus efficace d’arrêter la propagation du feu puis de l’éteindre. Les différents points de vue conduisent à une difficulté à trouver un terrain d’entente et, par conséquent, un projet au point mort.
En utilisant une méthodologie de systèmes souples, les résolveurs de problèmes peuvent tenter de créer un point de vue commun pour toutes les personnes impliquées. La première étape consiste à trouver quelque chose sur lequel tout le monde est d’accord et à l’utiliser comme base. Par exemple, dans l’exemple ci-dessus, tout le monde veut éteindre le feu. À partir de là, les gens peuvent définir les étapes nécessaires pour passer du terrain d’entente à l’objectif final. Cela permettra à chaque partie d’exprimer son approbation ou ses problèmes avec les étapes planifiées au fur et à mesure qu’elles se présentent.