La substance sur la forme est une norme relative aux états financiers issue des principes comptables de base. Le but du relevé oblige les comptables à présenter les transactions sur la base de la substance économique plutôt que sur la forme juridique. Trois exigences composent ce principe comptable: l’exhaustivité, la pertinence et l’exactitude. Chaque transaction doit répondre à ces exigences du principe du fond sur la forme. Les états financiers préparés selon ce principe présentent souvent des informations de la manière la plus vraie possible.
L’exhaustivité exige que toutes les transactions financières représentent l’image finale de chaque activité commerciale. Les entreprises doivent enregistrer chaque transaction dans sa forme complète. Si une transaction comporte plusieurs parties qui se produiront au fil du temps, les comptables ne doivent enregistrer que la partie qui affecte la période comptable en cours. Les divulgations sont souvent nécessaires pour informer les parties prenantes sur les transactions longues. Tous les calendriers ou autres calculs nécessaires pour enregistrer les transactions peuvent également nécessiter une divulgation aux parties prenantes.
La pertinence signifie qu’une transaction financière a un impact sur l’entreprise. Par exemple, le coût payé il y a plusieurs années pour les actifs ne devrait pas être pris en compte dans les décisions de remplacement. Le prix payé à l’origine ne se reproduira probablement pas. Par conséquent, les comptables ne doivent pas inclure les informations dans les rapports pour effectuer un nouvel achat. Un autre exemple de pertinence quant au fond par rapport à la forme est celui où le coût diffère selon les différentes alternatives; seule l’alternative considérée a un coût pertinent.
La précision du fond par rapport à la forme dicte que toutes les transactions enregistrées sont exemptes d’erreurs. Les calculs doivent être clairs et concis et montrer l’effet des informations financières. Dans de nombreux cas, un directeur ou un superviseur de la comptabilité peut devoir approuver les rapports et états comptables. Cette signature indique qu’une deuxième personne a examiné l’exactitude des documents, des calculs et des transactions. Des rapprochements peuvent également être nécessaires pour tester l’exactitude.
Dans certains cas, les comptables peuvent sacrifier la précision lorsqu’ils remplissent les états financiers. L’exhaustivité et la pertinence sont plus significatives sous le fond que sous la forme. Bien que les comptables doivent s’efforcer à tout moment d’être précis, passer trop d’heures à travailler sur un projet peut entraîner des retards dans les états financiers. D’autres activités peuvent également souffrir lorsque les comptables prennent du retard en raison de problèmes liés au temps. Par exemple, les rapports fiscaux ou les délais de dépôt publics peuvent ne pas être respectés par une entreprise.
Si les entreprises doivent déclarer légalement toutes les informations, ce n’est pas nécessairement l’aspect le plus important de l’information financière. Une entreprise dispose généralement d’un service juridique qui examine ces informations. Les comptables préfèrent l’essentiel, à savoir si l’entreprise a réalisé un profit. Tenter de satisfaire à la fois les aspects juridiques et financiers du fond plutôt que de la forme est trop compliqué pour les comptables.