Le traitement back-office est l’acte de traiter les documents afin que les commandes passent ou que les documents entrent en vigueur. Sauf dans de rares cas, tout le traitement est techniquement back-office. Le terme « traitement de back-office » est un terme général qui implique le traitement de presque tous les documents ; il y a le traitement de la paie, le traitement des factures et le traitement de la base de données, entre autres. Alors que la plupart des entreprises effectueront ce traitement dans leurs propres back-offices, certaines sous-traitent à d’autres sociétés qui effectuent des services de back-office. Le traitement d’un document peut se faire manuellement, automatiquement ou avec un mélange des deux ; la plupart des transformations au début du 21e siècle sont un mélange.
Lorsqu’un formulaire ou un dossier est rempli, que ce soit par un consommateur ou un employé, il doit être traité pour que le formulaire puisse prendre effet. Les employés du back-office – les travailleurs qui soutiennent l’entreprise mais ne sont pas vus par les clients – effectuent ce traitement. Parfois, un employé du front office effectuera le traitement, tel qu’un représentant de la banque traitant un formulaire devant un client pour déterminer s’il ou elle est éligible pour une carte de crédit, mais la plupart des traitements sont des traitements de back office. Cela permet au front office d’interagir avec le client, sans que le client reste assis à attendre qu’un formulaire soit entré dans l’ordinateur.
Les documents traités dans le traitement de back-office varient. Les employés du back-office peuvent traiter les demandes de paie, les factures des fournisseurs, la facturation des clients, les documents de vérification et de nombreux autres fichiers et formulaires. Si une entreprise dispose d’un formulaire ou d’un fichier, il passera généralement par ce service back office à un moment donné.
Si un traitement de back-office est requis, il peut être effectué en interne ou par une autre société. La plupart des entreprises utilisent un back-office interne, car l’entreprise peut superviser directement le travailleur du back-office. Cela permet de réduire les risques de vol ou de falsification de documents sensibles. Les entreprises peuvent également faire appel à des services de back-office via des entreprises indépendantes pour effectuer les mêmes tâches.
Les documents peuvent être traités manuellement, automatiquement ou en utilisant une combinaison des deux. Le traitement manuel du back-office n’implique pas d’ordinateur ; au lieu de cela, l’employé du back-office écrit simplement les informations dans un livre. Le traitement automatique est entièrement réalisé par un ordinateur, sans interaction humaine. La plupart des traitements impliquent les deux méthodes ; l’employé du back-office saisira les informations dans un ordinateur, et l’ordinateur ajoutera le document à une base de données et effectuera toute autre étape de traitement requise.