L’externalisation financière est une stratégie commerciale qui implique la passation de marchés avec des prestataires externes pour divers types de fonctions financières et comptables. Les petites entreprises ont parfois recours à cette forme d’externalisation pour réduire leurs coûts tout en s’occupant des fonctions comptables essentielles. Même les grandes entreprises constatent parfois que cette forme d’externalisation des processus métier peut être rentable sous certaines conditions.
De toutes les différentes formes d’externalisation financière, l’une des plus courantes consiste à passer un contrat avec un fournisseur pour gérer les fonctions de paie. Les prestataires de services de paie peuvent établir un profil structuré qui garantit que tous les employés salariés et horaires sont payés à temps et conformément aux données fournies par le client. En règle générale, un contact central sur le site du client peut examiner et approuver les données de paie avant chaque période de paie, puis le service s’occupe du reste des détails. Cela comprend le calcul et la déduction des impôts des employés, les retenues à la source sur les employeurs, le dépôt de documents fiscaux auprès des agences étatiques et fédérales appropriées, la gestion des dépôts directs ou la réduction des chèques afin de payer les employés, et même la gestion automatique des saisies-arrêts ou d’autres formes de retenue à la source.
En plus des services de paie, l’embauche de professionnels pour gérer les comptes créditeurs et débiteurs est très courante aujourd’hui. De nombreuses petites entreprises constatent que cela permet de réduire au minimum les frais de personnel, tout en permettant à l’entreprise de disposer d’un ensemble complet et à jour de registres comptables. Dans certains cas, le fournisseur supervisera même le processus d’émission des factures aux clients du client, recevra les paiements, les comptabilisera dans les comptes débiteurs et gérera les dépôts sur les comptes bancaires d’exploitation et de paie du client.
Une autre forme d’externalisation financière concerne le recouvrement des factures. Dans certains cas, ce type d’externalisation a lieu après que l’entreprise a fait des efforts raisonnables pour recouvrer les factures impayées qui n’ont pas plus de 120 jours. À ce stade, ils sont rendus à l’agence de recouvrement, qui se charge d’essayer de recouvrer les soldes en souffrance. Au cours des dernières années, la réduction des effectifs a conduit à des situations où ces agences commencent en fait à suivre des factures qui sont aussi peu que trente jours en retard.
Avec toutes les formes d’externalisation financière, les principaux avantages incluent l’accès à des services professionnels sans avoir besoin d’engager des dépenses telles que le salaire, les avantages sociaux ou la formation d’un personnel pour qu’il remplisse les fonctions nécessaires. Les nouvelles entreprises opérant avec des budgets restreints constatent souvent que l’externalisation des fonctions financières leur permet de se concentrer sur le développement de l’entreprise plutôt que de consacrer du temps à des tâches ménagères de routine, telles que le paiement ou l’émission de factures. Alors que de plus en plus de petites entreprises continuent d’apparaître, les chances que l’externalisation financière continue de gagner en popularité sont très bonnes.
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