L’inventaire des biens est une liste de tous les actifs et biens appartenant à un particulier ou à une entreprise. Une liste de ce type comprendra des informations concernant la nature, la valeur actuelle et le prix d’achat de chaque actif. Il n’est pas rare qu’une liste d’inventaire immobilier soit tenue comme document de référence pour l’établissement des déclarations fiscales, ou à des fins d’assurance des biens.
La structure exacte d’un inventaire immobilier variera légèrement, en fonction de la réglementation gouvernementale qui peut exiger que certaines données soient incluses dans tous les registres utilisés comme pièces justificatives pour les gains et les pertes déclarés dans les déclarations de revenus. Plusieurs types de données sont inclus dans à peu près tous les exemples de ce type de liste. Une description brève mais précise de chaque actif est incluse, ainsi que le prix d’achat d’origine et la date d’achat. La valeur actuelle de chaque actif est également incluse dans le détail de l’inventaire.
Des copies papier de l’inventaire le plus récent sont souvent conservées dans un endroit sécurisé, tel qu’un coffre-fort bancaire. Aujourd’hui, il n’est pas rare qu’une copie électronique soit placée dans un certain type d’installation de stockage de données à distance. Cela permet d’accéder à la liste même si l’installation principale d’une entreprise est endommagée en raison d’un type de catastrophe naturelle.
L’une des fonctions les plus importantes d’un inventaire immobilier est d’aider les particuliers et les entreprises à suivre la valeur actuelle des actifs, ce qui facilite la documentation de chaque gain ou perte encouru tout au long de l’année d’imposition. Le fait de tenir à jour un décompte des variations de la valeur imposable la plus récente de chaque actif permet de calculer les gains et les pertes au fur et à mesure de la vente des actifs et de calculer les impôts qui pourraient être dus à la suite de ces transactions. Les entreprises utilisent souvent un modèle spécifique pour ce type de liste, ce qui facilite la modification de la liste au moment et au besoin pour maintenir les données à jour.
En plus d’être utilisé pour conserver des données exactes à des fins fiscales, un inventaire des propriétés est également utile pour informer les compagnies d’assurance de tout changement apporté au statut d’un actif assuré. Ce changement peut être dû à la vente récente de l’actif ou à l’acquisition d’un actif qui doit être inclus dans la couverture. Les informations qui sont systématiquement incluses dans un inventaire des biens sont également utiles lorsque les actifs sont endommagés ou volés, car ces mêmes données sont normalement requises lors du dépôt d’une réclamation auprès de l’assureur.