L’utilisation des employés reflète l’efficacité avec laquelle une entreprise utilise son personnel. Il est déterminé en examinant le temps que les employés consacrent à des affectations et des tâches spécifiques en pourcentage de leur temps disponible au travail. Une faible efficacité suggère que les employés peuvent être inactifs au travail, ce qui coûte de l’argent à l’entreprise. Cela peut également augmenter le mécontentement, car le personnel ennuyé et agité a tendance à être moins heureux au travail. Les consultants peuvent aider les entreprises dont le personnel est sous-utilisé à déterminer comment utiliser plus efficacement leurs ressources humaines.
Cette approche de la gestion exige des employés qu’ils tiennent des registres précis de leurs activités. Au lieu d’utiliser une horloge de base pour suivre le temps passé au travail, l’entreprise peut demander au personnel d’enregistrer le temps en association avec des projets spécifiques. L’horodateur surveille toujours les heures de travail globales, mais les journaux détaillés montrent ce que font les employés et quand. Certains lieux de travail facilitent cette journalisation plus que d’autres. Dans un cabinet d’avocats, par exemple, le personnel est habitué à suivre les heures facturables par client ou par poste.
Lors d’un examen de l’utilisation des employés, les responsables peuvent examiner le temps que les employés consacrent à différentes tâches. On peut s’attendre à un certain temps sous-utilisé pour gérer les tâches de routine et les activités de maintenance, comme ranger un bureau et assister à des réunions de bureau qui ne concernent pas un travail spécifique. Si un employé passe beaucoup de temps inactif ou travaille sur des projets non spécifiés, cette personne n’est pas bien utilisée. L’entreprise peut gaspiller de l’argent et les compétences de l’employé ne sont pas utilisées à bon escient.
Un outil pour augmenter l’utilisation des employés est la planification flexible, où les employés développent des horaires personnalisés. Cela peut inclure des opportunités de travailler à domicile ou de changer d’heures pour répondre aux besoins de projets spécifiques. Les personnes possédant des compétences particulières peuvent également être réaffectées dans des services où elles sont plus susceptibles d’être utilisées. On peut également rappeler aux gestionnaires et aux planificateurs d’utiliser des personnes possédant des compétences spécialisées plutôt que de s’appuyer sur des employés généraux pour des tâches qui pourraient nécessiter une personne ayant plus d’expérience et de formation.
Une gestion de projet, une délégation et une planification appropriées sont également importantes pour l’utilisation des employés. Si un chef de projet ne crée pas un calendrier réalisable pour un projet, les gens peuvent être laissés inactifs à divers moments en attente de travail. Cela pourrait inclure des personnes attendant que d’autres membres du personnel terminent une tâche, ou du personnel forcé d’être inactif en raison de retards causés par des problèmes avec le projet. La possibilité de réaffecter les travailleurs s’ils ne sont pas utilisés dans des situations comme celle-ci peut aider à augmenter l’utilisation des employés.