Un rapport du grand livre général est un document contenant un compte rendu détaillé de chaque transaction effectuée par une entreprise pendant une période donnée. Dans le passé, ce grand livre était souvent rédigé à la main, bien que ces registres aient été largement remplacés par des rapports informatisés qui traitent toutes les informations disparates de manière beaucoup plus concise et pratique. Il est important qu’un rapport du grand livre général contienne toutes les informations financières pertinentes qu’une entreprise a amassées, telles que les revenus, les dépenses, les actifs, les passifs et les participations. La plupart des pages ou feuilles du grand livre sont divisées au milieu pour montrer comment l’équilibre est trouvé entre les ajouts positifs et négatifs au compte de l’entreprise.
Pour une grande entreprise, tenir un compte de toutes les transactions effectuées sur une longue période peut être extrêmement difficile. Pourtant, cela doit être fait pour fournir à l’entreprise une comptabilité précise et s’assurer que sa comptabilité est tenue à jour. Puisque c’est le cas, les comptables commerciaux utilisent des programmes informatiques qui prennent tout ce qu’une entreprise fait dans le cadre de ses transactions commerciales et le transforment en un rapport du grand livre général.
Il est important qu’un rapport du grand livre général ait accès à toutes les transactions effectuées par une entreprise. Cela signifie que les enregistrements de diverses factures ou factures doivent être inclus quelque part dans le rapport. À partir de ces transactions de base, des regroupements plus importants tels que les bilans et l’état des profits et pertes peuvent être dérivés. Ces sous-groupes plus larges seront ensuite fusionnés en un seul rapport qui montre l’aspect le plus pertinent des transactions commerciales d’une entreprise.
Un tel détail permet à une entreprise de consulter le rapport du grand livre général en cas d’incohérence ou de confusion en termes de finances. En allant simplement à la zone nécessaire du grand livre et en recherchant le compte pertinent, les comptables peuvent obtenir toutes les informations nécessaires pour expliquer l’écart. Pour cette raison, il est crucial que le rapport ne laisse aucune information à découvert.
Chacun des composants du rapport du grand livre général doit être divisé au milieu pour afficher les débits et les crédits sur ce compte particulier. Par exemple, le bilan aurait des actifs répertoriés comme des crédits et des passifs répertoriés comme des débits. Les revenus et les dépenses seraient répartis de la même manière dans le compte de résultat. Cela permet d’équilibrer toutes les informations, ce qui est une étape nécessaire dans le processus comptable. En plus de son utilité pour la comptabilité, le rapport du grand livre peut également être utilisé comme outil d’analyse par les gestionnaires à la recherche de moyens d’améliorer leur entreprise.