Le calendrier de livraison est un accord entre l’acheteur et le vendeur quant au moment et à la fréquence de livraison des marchandises. Il s’agit d’un plan qui décrit les détails des futures périodes de livraison. Il peut s’agir d’un calendrier déterminé d’un commun accord ou dicté par l’acheteur. Il est souvent rédigé avec une certaine souplesse dans les termes, bien qu’il y ait aussi souvent des paramètres forts concernant les délais et le volume de livraison qui visent à protéger à la fois l’acheteur et le vendeur.
Afin de s’assurer qu’il continue de répondre aux demandes du marché, un calendrier de livraison devra généralement être revu périodiquement. Dans la plupart des cas, l’acheteur dictera les changements. La raison la plus courante d’un changement d’horaire est que l’acheteur a besoin de plus ou moins de livraisons du produit ou du service. Dans certains cas, ce changement peut être si dramatique que le vendeur ne sera plus en mesure de répondre aux exigences de l’acheteur. Cela pourrait amener l’acheteur à trouver un nouveau vendeur ou à compléter le vendeur actuel par un nouveau fournisseur.
Souvent, le calendrier de livraison tiendra compte de certains changements dans les besoins de l’acheteur. Cela inclut l’allocation d’une quantité limitée supérieure ou inférieure de livraison de produits et certains changements d’horaire. Dans la plupart des cas, le vendeur est assuré qu’une certaine quantité de produit sera commandée. Il peut y avoir une clause qui accorde au vendeur des frais d’annulation si l’acheteur n’exige pas la quantité de produit contractée. Ces frais peuvent également s’appliquer lorsque la livraison demandée du produit est retardée.
Le calendrier de livraison peut faire l’objet d’une analyse périodique via une métrique connue sous le nom de respect du calendrier de livraison. Ce processus consiste à déterminer si les livraisons sont ponctuelles et conformes à la fréquence du programme. Une formule est utilisée pour déterminer quel pourcentage de livraisons a été effectué conformément au calendrier. De nombreuses entreprises effectueront cette analyse pour chaque fournisseur, puis les classeront.
Le respect d’un calendrier de livraison permet à l’acheteur de maintenir ses activités comme d’habitude. Si le vendeur ne respecte pas le calendrier, cela peut avoir un effet négatif sur la productivité, la relation client et les niveaux de stocks. Un mauvais respect du calendrier peut épuiser les approvisionnements ou entraîner un surstock qui augmente les coûts d’entretien et de stockage de l’acheteur. Selon le produit, cela pourrait également entraîner des pertes dues à la péremption ou forcer l’acheteur à baisser les prix afin de déplacer le stock.