Un coût comptant est un coût qui est payé immédiatement en espèces ou un équivalent comme un chèque ou un mandat. Cela contraste avec les coûts payés à crédit, soit par le biais d’un accord de crédit avec un fournisseur, soit par l’utilisation d’une carte de crédit ou d’une marge de crédit pour couvrir les dépenses. Les entreprises qui utilisent une méthode de comptabilité de caisse enregistrent les coûts de trésorerie dès qu’ils sont encourus et n’enregistrent les coûts de crédit que lorsque l’argent est versé pour régler les comptes de crédit. Cette méthode comptable peut poser certains défis, amenant de nombreuses entreprises à préférer utiliser la comptabilité d’exercice pour surveiller les activités de leur compte.
Essentiellement, un coût comptant est tout coût payé d’avance avec des fonds immédiatement disponibles. Les fonds pour ces coûts sont prélevés directement sur les comptes d’une entreprise, plutôt que d’être étendus à crédit et remboursés plus tard. Il existe de nombreux types de transactions pour lesquelles des paiements en espèces sont requis pour des raisons de sûreté et de sécurité et celles-ci seraient toutes enregistrées comme des coûts au comptant à des fins de comptabilité. Certaines personnes et entreprises opèrent entièrement en espèces pour des raisons de commodité ou pour d’autres raisons et n’ont donc que des coûts en espèces.
En comptabilité de caisse, chaque fois qu’un paiement en espèces est effectué pour régler un coût en espèces, il est enregistré dans le grand livre général, avec les informations sur la transaction. Un problème avec cette méthode est qu’il n’y a pas de mécanisme pour enregistrer les transactions de crédit, et donc le grand livre ne fournit pas un reflet précis des conditions commerciales. Une entreprise pourrait avoir des transactions de crédit en cours qui ne sont pas enregistrées, créant une représentation trompeuse de sa santé financière.
Un coût au comptant peut inclure des comptes réglés immédiatement, des dépenses courantes payées en espèces, de nombreux services publics, etc. Dans les méthodes de comptabilité d’exercice, en plus d’enregistrer les coûts décaissés au fur et à mesure qu’ils sont encourus, les comptables notent également les transactions de crédit. En enregistrant ces transactions lorsqu’elles se produisent, même si aucun argent n’a encore changé, l’entreprise est en mesure de mieux suivre sa situation financière et de générer une image plus honnête de ses finances pour les parties concernées.
Les approches des méthodes comptables varient en fonction de l’entreprise. Beaucoup se sont détournés de la comptabilité des coûts de trésorerie pour la comptabilité d’exercice parce qu’ils trouvent la méthode de la comptabilité d’exercice plus précise et utile pour leurs besoins. Les comptables peuvent fournir des conseils spécifiques sur les méthodes comptables et l’option qui pourrait être la plus appropriée pour une entreprise donnée. Une fois qu’une méthode comptable est choisie, elle doit être appliquée et utilisée de manière cohérente pour réduire le risque de confusion, d’inexactitudes des états financiers et d’autres problèmes.