Il existe de nombreux systèmes différents dans le « back office » d’une grande entreprise, notamment la planification, la fabrication, la distribution, l’expédition et la comptabilité. La planification des ressources d’entreprise (ERP) est un système qui intègre toutes ces fonctions dans un seul système, conçu pour répondre aux besoins de chaque département différent au sein de l’entreprise. L’ERP est plus une méthodologie qu’un logiciel, bien qu’il intègre plusieurs applications logicielles, réunies sous une seule interface intégrée.
Un système ERP s’étend sur plusieurs départements d’une entreprise et, dans certains cas, un ERP transcendera également les frontières de l’entreprise pour intégrer également des systèmes de partenaires et de fournisseurs, afin d’apporter des fonctions supplémentaires telles que la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Parce qu’il est si vaste et global, le système ERP va bien au-delà d’un simple logiciel. Chaque implémentation est unique et est conçue pour correspondre aux divers processus métier de l’implémenteur. Une implémentation ERP peut coûter des millions de dollars à créer et peut prendre plusieurs années.
Un système ERP représente probablement le plus gros investissement informatique d’une entreprise, de sorte que certaines entreprises préfèrent mettre en œuvre l’ERP de manière plus progressive plutôt que d’un seul coup. Certains fournisseurs d’ERP fournissent des unités logicielles modulaires avec une interface unifiée pour permettre cette approche progressive.
Quelle que soit la façon dont une entreprise l’aborde, l’ERP apportera certainement des changements importants à la façon dont une entreprise fait des affaires. Il modifie les flux de travail et modifie les processus de longue date. Les entreprises se heurtent souvent à des résistances de la part des salariés qui hésitent à abandonner leurs méthodes éprouvées. Les employés peuvent également craindre pour leur emploi ; Étant donné que l’ERP apporte des changements aussi radicaux aux processus métier, il n’est pas rare que les descriptions de poste changent ou soient complètement supprimées.
Cependant, une fois mis en œuvre, le système ERP apporte d’énormes avantages. Étant donné que tous les systèmes sont réunis, tous les services peuvent plus facilement partager des informations. Le flux de travail qui a lieu entre les départements peut devenir beaucoup plus automatisé et, en fin de compte, les clients sont mieux servis car la personne utilisant les applications orientées client aura accès à toutes les informations concernant chaque processus pertinent. Par exemple, un commercial pourrait facilement se connecter à un système unique pour déterminer le statut d’une commande client qui est toujours en cours de fabrication. Tout cela a un coût cependant; les coûts de formation sont élevés car les employés doivent non seulement apprendre à utiliser de nouveaux logiciels, ils doivent également apprendre de nouveaux processus.
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une entreprise entreprend la mise en œuvre d’un ERP. Le système ERP intègre des informations, telles que des informations sur les commandes et des données financières. Il peut accélérer le processus de fabrication en automatisant les processus et le flux de travail, et par conséquent, il réduit également le besoin de réaliser des stocks importants. Bien que les coûts initiaux puissent être suffisants pour donner des cauchemars au directeur financier, en fin de compte, s’ils sont mis en œuvre correctement, les récompenses donneront à l’entreprise mettant en œuvre le système un avantage concurrentiel majeur.