Un journal des reçus de caisse est un enregistrement spécial utilisé en comptabilité, généralement par les détaillants. Il s’agit d’enregistrer les détails des ventes d’une manière spécifique. À son tour, le journal des encaissements rassemble les informations pertinentes de manière à faciliter la copie, globalement, vers des comptes à double entrée traditionnels.
La plupart des comptes d’entreprise sont préparés sur la base de la double entrée. Cela fonctionne autour du concept selon lequel chaque transaction est un échange et affecte ainsi la richesse globale d’une entreprise de deux manières. Par exemple, lorsqu’un détaillant vend un livre, son solde de trésorerie augmente du prix d’achat, tandis que la valeur de son stock global diminue.
Pour en tenir compte, chaque transaction est répertoriée dans deux colonnes distinctes dans les comptes. Un élément de la transaction est répertorié comme un débit et l’autre comme un crédit. Cela remplit également une fonction administrative car, sur toute période de temps, les totaux des colonnes de débit et de crédit doivent être identiques. Lorsqu’elles ne correspondent pas, l’explication habituelle est qu’une liste ou une erreur mathématique a été commise. Un contrôle régulier de cette manière peut détecter les erreurs et les rendre plus faciles à trouver que si elles étaient laissées jusqu’à la fin d’une période comptable complète.
Le principal inconvénient de la comptabilité en partie double est qu’elle peut être trop compliquée à réaliser tous les jours, en particulier dans les installations où il y a un comptable spécialisé qui n’est pas disponible pour le côté de la vente au détail proprement dit. Cela peut être le cas avec une petite entreprise, où le propriétaire fait appel à un comptable externe, ou avec une grande entreprise, où un comptable travaille à partir d’un bureau central d’une entreprise avec plusieurs points de vente.
La solution à ce problème est une série de documents appelés livres d’entrée principale ou livres d’entrée originale. Ce sont des documents qui peuvent être utilisés pour enregistrer facilement des données financières pour la première fois, par exemple par un gérant de magasin à la fin de chaque journée, à partir des reçus de caisse. Les exemples incluent des livres traitant des transactions bancaires et des achats auprès de fournisseurs.
L’un de ces livres d’entrée de gamme est le journal des encaissements. Cela couvre chaque transaction de vente effectuée au comptant. Dans ce contexte, le paiement en espèces signifie que le paiement est immédiat plutôt qu’à crédit; il peut couvrir le paiement en pièces de monnaie physiques, cartes de débit ou de crédit et chèques. En plus de répertorier les détails de chaque transaction, le journal des reçus de caisse répertorie également des détails tels que les remises accordées à un client par rapport au prix de détail standard. Cela peut être important, car les entreprises évalueront souvent leur stock existant en fonction de son prix de vente final attendu, et cette évaluation supposera que le prix de détail complet sera reçu.