De nombreux auteurs publiés et artistes établis doivent participer à des tournées publicitaires programmées afin de promouvoir leurs derniers livres ou projets. Dans le cadre d’une comparution personnelle, l’écrivain ou l’artiste peut être invité à assister à un événement public ou semi-privé connu sous le nom de rencontre et d’accueil. Lors de cet événement, les invités ou même le grand public peuvent passer quelques instants à discuter avec l’invité d’honneur dans une ambiance relativement informelle. Parfois, le sponsor d’une apparition programmera l’événement après une représentation ou une interview, ou organisera un brise-glace avant le spectacle avec des invités, des apéritifs légers et des boissons.
Le programme quotidien d’une grande tournée publicitaire ou d’une conférence de presse ne permet pas toujours les apparitions personnelles, de sorte que l’auteur ou l’artiste peut en fait espérer avoir l’occasion de rencontrer ses fans et ses partisans en personne. Parfois, une librairie ou une bibliothèque locale servira de lieu pour une rencontre personnelle ou une séance d’autographes. L’auteur peut avoir des personnes chargées d’assurer la sécurité lors de tels événements, ainsi que des assistants qui assurent le bon déroulement du processus de réunion et d’accueil. Souvent, un invité peut profiter de plusieurs minutes de conversation avec l’auteur, mais lors des séances d’autographes, la conversation se limite souvent à quelques plaisanteries pendant que le livre est signé.
Plusieurs fois, un acteur ou un musicien notable se produisant lors d’une tournée acceptera une séance de rencontre et d’accueil plus impromptue après la représentation. Une salle dans les coulisses pourrait devenir un lieu pour un tel événement informel, ou l’artiste peut souhaiter recevoir des membres du grand public dans un foyer public ou un hall. Un événement plus formel peut également être organisé dans une maison locale ou un restaurant privé. Parfois, les sponsors locaux d’un événement promotionnel ou de tournée peuvent offrir une rencontre privée en prime pour l’achat d’un billet plus cher pour l’événement principal. La possibilité de passer du temps de qualité avec un auteur ou un interprète de renom peut être une incitation suffisante pour qu’un membre du public envisage une telle mise à niveau.
Bien que de nombreuses séances de rencontre et d’accueil soient conçues pour créer un environnement informel ou décontracté, elles sont toujours considérées comme faisant partie de la tournée globale et sont soumises à l’approbation de l’auteur ou de l’interprète. Certains auteurs ou artistes peuvent préférer ne pas participer à des apparitions publiques, soit par souci de sécurité, soit par désir de rester hors de vue du public. Les participants à une session programmée doivent toujours faire preuve de respect pour le droit à la vie privée et à la confidentialité de l’invité d’honneur.