Le numéro de paie est un ensemble de numéros attribués à un employé comme référence pour les rapports de salaire. Les salaires sont calculés et attribués à l’employé en fonction de son numéro, également appelé numéro d’employé ou ID du personnel. Un numéro de paie est généralement composé de trois à huit chiffres, selon le nombre d’employés du service. Il est généralement situé dans le coin supérieur droit ou gauche de la fiche de paie. Le numéro peut également être trouvé sur les feuilles de temps, les notes de correspondance internes et les demandes et lettres officielles concernant l’employé.
Fournir au service de comptabilité de la paie le numéro de paie aidera à recevoir le paiement des salaires. Chaque numéro sert de code au centre de coûts pour déterminer la zone à laquelle appartient l’employé. C’est, en bref, une méthode d’identification correcte des employés et de leurs salaires et domaines d’emploi correspondants. Ces numéros de paie sont généralement émis par le service des ressources humaines d’une organisation lors de l’embauche de l’employé. Le numéro de paie codé représente l’identité d’un employé dans l’organisation.
Dans un système d’administration manuelle de la paie, le nom de l’employé suffirait à administrer les paiements pour le travail effectué. Dans le cadre plus moderne, le numéro de paie est utilisé dans les logiciels de gestion de la paie. Pour l’utilisation du logiciel de gestion de la paie, le numéro est nécessaire comme base pour le suivi et le paiement du salaire à l’employé.
La présence de nouvelles innovations et de nouveaux systèmes nécessite l’utilisation d’un numéro de paie pour permettre au processus de paie de se dérouler plus rapidement. Les logiciels modernes utilisent une méthode de chèque de paie dans laquelle l’employeur paie l’employé pour les services rendus. D’autres entreprises se concentrent sur la mise en place de plans d’épargne salariale en créditant le salaire directement sur le compte de l’employé.
Les systèmes de paie sont associés à l’histoire de la tenue de livres et de la comptabilité et remontent à 4000 av. Initialement développé par Fra Luca Pacioli, un mathématicien renommé et un proche associé de Léonard de Vinci, il a été créé comme un système pour suivre ses ventes avec les navires marchands. En 1494, il écrit un livre détaillant des méthodes qui s’apparentent à celle de la double entrée en comptabilité et en paie. C’est ce qu’on appelle souvent l’étape initiale du développement des systèmes de paie. Ses méthodes sont différentes des techniques actuelles, mais les bases sont essentiellement les mêmes.