Un projet de document est une version préliminaire d’un travail écrit. Il est généralement préparé dans des contextes commerciaux afin que plusieurs personnes puissent l’examiner et ajouter leur contribution avant que le document ne soit finalisé. Dans le domaine des publications professionnelles, un projet de document est tout ce qui n’a pas encore été soumis au processus d’édition finale. Au niveau individuel, un projet de document est un rapport écrit à tout moment avant qu’il ne soit soumis à une évaluation formelle.
Lorsque les sujets sont mis par écrit, il est généralement admis que ce qui est sur le papier est la position formelle de l’auteur sur le sujet. Les documents écrits ont un statut particulier en vertu de la loi et peuvent être analysés objectivement, car ce qui est écrit et soumis sur un document ne peut pas changer spontanément à la manière d’un argument verbal. La formalité du format écrit, les conséquences de l’engagement de quelque chose par écrit et l’impossibilité de modifier un document écrit une fois qu’il est soumis ont conduit à la nécessité du format brouillon.
Les documents marqués comme brouillons ne lient pas le rédacteur au contenu de la page. Les brouillons permettent aux gens de travailler sur le contenu de l’écriture, que ce soit l’écrivain lui-même ou en collaboration avec d’autres personnes. Un projet de document peut subir diverses séries de modifications, ce qui entraîne des versions de projet différentes. Une fois que le projet de document est soumis au processus d’examen et de révision, il est finalisé.
Certains programmes de traitement de texte ont généralement répondu à la nécessité pour les projets de documents de subir un processus de révision et de révision en permettant à l’auteur d’enregistrer un document sous différentes versions. Cela permet au rédacteur de revenir à une version antérieure du brouillon si le processus de révision fait dérailler l’objectif du document. Dans les environnements commerciaux, le programme de traitement de texte est mis en réseau via un serveur, ce qui permet aux personnes qui ont besoin de réviser le brouillon de le retirer du système, d’apporter des corrections ou des ajouts, et de le réenregistrer en tant que nouvelle version que d’autres peuvent voir. Les cabinets d’avocats sont un type d’entreprise qui utilise ce type de système de documents provisoires.
Le processus collaboratif de révision et de révision est si important que les sociétés de services logiciels utilisent la puissance d’Internet pour permettre aux utilisateurs de visualiser et de modifier simultanément un projet de document. Dans la version en réseau du système de révision de documents, une seule personne à la fois est en mesure de consulter le document. Avec un logiciel de collaboration fonctionnant sur Internet, un document peut être visualisé et modifié par plusieurs personnes, toutes en même temps. Le logiciel garde une trace de qui édite le brouillon et conserve un nombre presque illimité de versions antérieures.