Un registre des actifs est un outil comptable utilisé pour suivre les actifs d’un individu ou d’une organisation. Il existe plusieurs styles et variétés différents, et le registre sera nécessairement différent selon les spécificités de ce qui est enregistré. Les exemples les plus élémentaires ne sont guère plus que des journaux, et ceux-ci peuvent être enregistrés sur papier ou dans un cahier. Des registres plus sophistiqués sont stockés électroniquement, souvent à l’aide d’un logiciel de suivi sophistiqué qui peut tenir compte de facteurs tels que les fluctuations de valeur au fil du temps et les obligations fiscales prévues. Le type de registre le plus courant est probablement un registre des immobilisations (FAR), qui ne suit que les immobilisations. Une alternative est un registre « actuel », qui garde une trace des actifs plus fluides comme les espèces en caisse qui entrent et sortent avec plus de régularité.
Comprendre les immobilisations
Les immobilisations sont généralement définies comme des actifs difficiles à convertir en espèces. Les parcelles de terrain, les bâtiments, les machines et les véhicules sont quelques-uns des exemples les plus courants. La propriété intellectuelle est généralement également incluse; il s’agit d’actifs qui ne sont pas tangibles, y compris les brevets, les droits d’auteur, les marques de commerce et le fonds de commerce. Alors qu’un registre actuel contiendrait des éléments tels que des fournitures, des actifs prépayés et des fonds en caisse, seuls les actifs faisant partie intégrante des activités d’amortissement d’une organisation sont inclus dans un FAR.
Objectif principal
L’un des objectifs les plus importants d’un registre des actifs est de simplifier la tenue des dossiers. Le document devient une référence à des fins commerciales et pour le suivi des actifs, et peut également être utilisé à des fins d’amortissement. Lorsque les organisations calculent l’amortissement des immobilisations, le registre est mis à jour. Il offre une liste complète en un seul endroit de tous les actifs, ce qui permet aux comptables de trouver facilement des informations concernant les actifs et leurs valeurs.
Les registres sont également particulièrement utiles lorsqu’une entreprise calcule l’amortissement. Il s’agit d’une partie standard de la comptabilité dans laquelle une partie de la valeur de chaque actif est passée en charges pour une période spécifiée. L’amortissement est généralement calculé annuellement à des fins fiscales et d’assurance. Un FAR contient le nom de chaque actif et la valeur comptable de l’actif. En comptabilité, la « valeur comptable » d’un actif est la valeur d’origine de l’actif moins le montant total amorti.
Suivi des actifs et inventaire
De nombreuses entreprises utilisent des registres pour suivre les actifs de plusieurs départements et divisions. Les organisations font occasionnellement un inventaire pour vérifier l’existence de tous les actifs et pour conserver une liste principale de ce qui est détenu et où. Idéalement, le registre devrait donc contenir tous les actifs que possède l’entreprise. Dans la plupart des cas, un employé associe chaque élément du registre à l’actif réel détenu.
Utilité pour l’audit
Les auditeurs utilisent également ces registres dans le cadre des procédures d’audit standard. Il est vital dans les organisations que le registre soit parfaitement exact. Les auditeurs vérifient l’existence des actifs à l’aide de méthodes aléatoires. Lorsque cela se produit, l’auditeur choisit un actif sur la liste et inspecte physiquement l’actif. Ce processus de vérification est utilisé pour s’assurer que les livres comptables de l’organisation sont exacts.
Les bases de la création
Lors de la création initiale des registres, les organisations utilisent généralement une approche systématique avec des actifs répertoriés par ordre alphabétique ou, peut-être, par emplacement. Quelle que soit la méthode choisie, un système d’étiquetage est souvent nécessaire. Cela consiste à étiqueter les actifs avec des chiffres faciles à lire. Ces numéros sont également inscrits sur le registre pour faciliter la détermination de l’emplacement physique des actifs. Lorsque les entreprises possèdent un grand nombre d’actifs différents, l’étiquetage des actifs est essentiel dans les processus de vérification des actifs.
La plupart des organisations utilisent un logiciel spécialement conçu pour suivre les actifs. Un logiciel aide à organiser la liste des actifs et est créé de manière unique pour permettre aux comptables de suivre chaque élément et la valeur de chacun. D’autres organisations suivent les possessions via un tableur ou un modèle de registre des actifs.