Un workflow d’approbation est un processus métier qui nécessite l’approbation d’un autre employé, tel qu’un responsable, avant de continuer ou de se terminer. Exemples de workflows d’approbation : demander à un membre du service juridique de signer une nouvelle publicité avant son impression ou exiger l’approbation du responsable pour les dépenses des employés qui dépassent un certain montant. De nombreuses entreprises utilisent un logiciel de workflow métier pour automatiser les workflows d’approbation.
Les workflows d’approbation peuvent être aussi spécifiques que nécessaire. Les critères d’un processus de workflow d’approbation peuvent inclure les montants des transactions, la valeur potentielle d’une vente et le type d’employé chargé de la tâche. D’autres problèmes pouvant déclencher une approbation incluent la durée pendant laquelle un employé a travaillé pour l’entreprise ou la nature de la tâche qu’un employé effectue. Plusieurs critères peuvent également être combinés pour déclencher une approbation.
Dans le logiciel de workflow, un workflow d’approbation peut déclencher un certain nombre d’alertes. La personne qui doit accorder l’approbation peut recevoir un e-mail, un message texte, une alerte contextuelle ou un message dans le logiciel lui-même. La tâche ou le document nécessitant une approbation peut être gelé jusqu’à ce qu’il soit approuvé ou il peut rester disponible pour modification par d’autres. L’approbateur peut approuver la demande, la refuser ou la transmettre à un autre employé. Dans certains systèmes, un flux de travail d’approbation peut nécessiter plusieurs approbations. Par exemple, une fois qu’un gestionnaire approuve un contrat, il peut alors nécessiter l’approbation d’un avocat de l’entreprise.
De multiples éventualités doivent être prises en considération lors de la création d’un workflow d’approbation. Par exemple, les approbations doivent avoir des dates limites, après quoi la demande d’approbation est transmise à un autre approbateur potentiel. Les délais doivent tenir compte de la priorité de la tâche et des autres délais connexes. Par exemple, si un graphique doit être chez l’imprimeur avant le vendredi afin d’être prêt pour un salon professionnel à venir, le flux de travail d’approbation complet lié à ce graphique doit être terminé avant le vendredi. Le logiciel de workflow doit également être au courant des vacances et des jours de maladie des approbateurs afin que les demandes d’approbation ne languissent pas.
Un workflow d’approbation peut ajouter de la valeur à un workflow créatif ou commercial existant. Il peut créer de la cohérence en exigeant toujours une approbation lorsque certaines conditions sont remplies, au lieu de s’appuyer sur la mémoire humaine pour se rappeler quand et à qui demander l’approbation. Un workflow d’approbation peut également garantir que les nouveaux employés inexpérimentés ne commettent pas certaines erreurs coûteuses. Cela peut aider à garantir que des employés sans scrupules ne puissent pas non plus traiter de fausses ventes ou contourner les procédures établies.