Historiquement, une piste d’audit consistait à fournir un historique complet de toute transaction financière donnée. L’idée était de pouvoir identifier chaque étape du processus depuis le début de la transaction jusqu’à la réalisation de la transaction. Typiquement, ce processus a eu lieu en étant capable de produire des documents papier qui montraient la progression de la transaction du début à la fin. Aujourd’hui, une piste d’audit concerne également le traçage des données sous forme électronique, les transactions ne se limitant pas nécessairement aux données financières.
Une piste d’audit de tout type inclura une tentative d’établir une liste chronologique des étapes qui étaient nécessaires pour commencer la transaction ainsi que pour la mener à terme. Ils peuvent être très simplistes ou extrêmement compliqués, selon le nombre d’étapes impliquées dans la transaction. Par exemple, effectuer une piste d’audit sur une facture émise par un fournisseur serait un processus relativement simple.
À partir de la réception de la facture, le document est suivi dans les comptes fournisseurs, jusqu’à l’émission d’un chèque ou d’un paiement électronique pour régler la dette. Dans le même temps, créer une piste auditée pour permettre la reconstruction d’un processus de fabrication peut contenir beaucoup plus d’étapes et devenir très difficile à suivre.
Un auditeur peut choisir de commencer le processus de création d’une piste d’audit dès le début ou la fin de la transaction considérée. Souvent, commencer le processus d’audit avec la phase achevée la plus récente et revenir en arrière est un moyen efficace d’établir la piste. Cependant, lorsque le point de départ et le point d’achèvement sont bien établis, il est possible d’aborder la piste à partir des deux extrémités simultanément, en remplissant simplement les étapes se produisant entre les étapes de début et de fin de la transaction.
L’utilisation d’une piste d’audit peut souvent être un outil efficace pour gérer les ressources financières et autres d’une entreprise ou d’une organisation. Le processus d’identification de la piste peut en fait aider à identifier les étapes du processus qui étaient inutiles et qui peuvent être éliminées dans les transactions futures. Une autre application importante de ce processus est qu’il peut révéler des tentatives de manipulation du profil financier de l’entité, peut-être pour tenter de dissimuler le fait que des fonds manquent ou ont été détournés d’une manière ou d’une autre. Fondamentalement, la piste d’audit est un dispositif utile pour s’assurer que les transactions sont effectuées en douceur et honnêtement, avec le moins d’étapes nécessaires employées dans le processus.
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