Une réservation garantie est un arrangement pour l’hébergement à l’hôtel, sécurisé par la fourniture à l’hôtel d’une garantie de paiement. En règle générale, une réservation garantie est un accord entre l’hôtel et le client selon lequel une chambre sera disponible, quelle que soit l’heure à laquelle le client arrive. Les clients qui utilisent cette option autorisent l’hôtel à débiter le compte associé à la réservation, même si le client ne s’enregistre pas aux dates réservées. En bref, une réservation garantie est un accord entre les deux parties selon lequel, quelles que soient les circonstances et quelles que soient les politiques en vigueur ou les limitations habituelles, le client aura une chambre et l’hôtel recevra le paiement.
Chaque hôtel a ses propres politiques concernant les exigences de paiement pour différents types de réservation, y compris les hébergements garantis. Certains hôtels n’exigent qu’une carte de crédit pour effectuer ce type de réservation. D’autres offrent la possibilité d’utiliser un dépôt en espèces ou de fournir des informations de facturation d’entreprise, appelées garantie d’entreprise. Pour la plupart des hôtels, le paiement intégral de l’hébergement, généralement avant l’arrivée, garantira la disponibilité des chambres.
Les conditions exactes d’une réservation garantie varient également d’un pays à l’autre et d’un hôtel à l’autre. Si une chambre n’est pas disponible à l’arrivée d’un client, l’hôtel s’engage généralement à organiser un hébergement similaire dans un autre hôtel. La plupart des hôtels compensent également le client d’une manière ou d’une autre pour la gêne occasionnée. La compensation peut inclure un séjour gratuit à une date ultérieure, des nuits supplémentaires gratuites ou des chèques-repas. Un service de navette vers l’hôtel alternatif peut également être proposé.
En ce qui concerne les responsabilités du client, certains hôtels exigent que les clients arrivent dans un délai spécifique après l’heure d’enregistrement standard. D’autres hôtels acceptent de garder la chambre pour toute la nuit ou la durée de la réservation. Lorsqu’une annulation complète est nécessaire, le client peut perdre tout ou partie de tout dépôt en espèces ou être tenu de payer un pourcentage du séjour prévu. Étant donné que peu d’agences réglementent les conditions d’une réservation garantie, l’hôtel est libre de définir les conditions qu’il juge appropriées.
Avant d’effectuer une réservation garantie, l’hôtel peut être tenu par une ordonnance locale de divulguer au client toutes les conditions ou exigences associées à la réservation. Les contrats imprimés ou les conditions de réservation fournissent la preuve d’une garantie de réservation dans les cas où l’hôtel n’enregistre pas correctement le type de réservation. Les conditions supplémentaires en dehors de la politique de garantie normale de l’hôtel sont généralement laissées à la discrétion de la direction de l’hôtel, mais doivent généralement être écrites pour fournir une réparation en cas de non-conformité.