Quando você está tentando decidir sobre o tamanho correto do gabinete de arquivo, pode ser útil saber quantos arquivos você deseja colocar neste gabinete. Você também pode querer considerar se é mais provável usar papéis ou arquivos tamanho carta ou ofício, porque isso pode afetar o tamanho das gavetas. As dimensões corretas do arquivo podem depender da quantidade de espaço que você tem em seu escritório e da quantidade de espaço necessária para abrir as gavetas.
Para escolher o tamanho correto do gabinete de arquivo, pode ser útil saber quantos arquivos você pode precisar armazenar dentro do gabinete. Muitas vezes, isso pode depender se você está usando o arquivo para uso comercial ou pessoal. Se você planeja usar esses móveis em casa, um arquivo de uma ou duas gavetas pode ser grande o suficiente, mas você pode querer um arquivo de quatro gavetas para um escritório particular.
A maioria dos documentos é impressa em papel de tamanho padrão; documentos jurídicos e imobiliários às vezes são impressos em folhas maiores. Isso significa que esses documentos normalmente são muito grandes para caber em unidades com dimensões médias de arquivo. Da mesma forma, as pastas de arquivo padrão podem ser muito pequenas se o tamanho do arquivo for destinado à papelada legal. Pode ser uma boa ideia saber o tamanho do papel que você normalmente arquiva e, se você arquiva com freqüência documentos de tamanho normal e ofício, pode ser necessário comprar um arquivo separado para cada tipo.
É uma boa ideia medir a área onde você planeja colocar seu arquivo antes de ir às compras. Isso pode lhe dizer qual tamanho de arquivo caberia no espaço que você tem. Um arquivo vertical normalmente ocupa menos espaço do que um horizontal. Às vezes, ele também pode conter mais pastas do que vários armários de quatro gavetas colocados lado a lado. Isso pode torná-lo uma escolha melhor se você mantiver centenas de registros, o que poderia ser o caso se você gerenciasse arquivos para um consultório médico ou escola.
Certifique-se de abrir e fechar as gavetas de arquivo completamente para saber quanto espaço é necessário para estendê-las totalmente. Se você estiver colocando os arquivos em uma sala pequena ou em um corredor, pode não ter muito espaço para abrir as gavetas. Nesse caso, você pode querer comprar um arquivo que não seja tão profundo. Outra opção pode ser comprar um com portas que se levantam, pois podem ser colocadas em áreas que, de outra forma, seriam muito pequenas para que gavetas compridas abrissem.