Também conhecida como DEMAT, a desmaterialização é um processo que se afasta do uso de documentação física para manter registros financeiros. Em vez disso, a desmaterialização utiliza ferramentas de manutenção de registros eletrônicos para acompanhar todos os tipos de transações financeiras. A variedade de documentos que podem ser gerenciados de maneira eficaz com aplicativos de software inclui praticamente tudo, desde registros contábeis básicos a certificados de estoque.
Uma das principais vantagens dessa abordagem para a contabilidade eletrônica é que a necessidade de armazenar fisicamente cópias de balanços e outros documentos contábeis não existe mais. Graças à tecnologia de digitalização, é possível fazer cópias eletrônicas dos documentos de suporte que fornecem referências para os itens de linha nos registros contábeis eletrônicos. Tudo pode ser alojado com facilidade em um disco rígido ou servidor. Para se proteger contra perda ou corrupção, os arquivos de backup podem ser facilmente criados e armazenados externamente.
Juntamente com os registros contábeis básicos, a desmaterialização também permite eliminar a necessidade de certificados de estoque físico. As cópias eletrônicas das ações podem ser arquivadas para facilitar a recuperação. Caso o acionista precise de cópias das ações rapidamente, elas podem ser acessadas e transmitidas por métodos eletrônicos, como email ou transmissão FTP protegida.
A desmaterialização também possibilita que indivíduos autorizados trabalhem com os mesmos documentos ao mesmo tempo. Com os métodos físicos de contabilidade, muitas vezes é difícil para duas pessoas trabalharem nos livros ao mesmo tempo. Quando o processo contábil é totalmente eletrônico, várias pessoas podem executar funções diferentes ao mesmo tempo. É possível para uma equipe criar novas faturas, lançar pagamentos recebidos por faturas passadas e preparar uma ampla variedade de relatórios, tudo ao mesmo tempo.
Não há dúvida de que o processo de desmaterialização pode beneficiar os usuários de várias maneiras. A manutenção de registros requer muito menos espaço, pode ser acessada com facilidade a partir de locais remotos e permite que vários usuários acessem os livros contábeis simultaneamente. Atualmente, existem pacotes de software gratuitos, com base em honorários e de contabilidade e registros financeiros, que podem ajudar qualquer empresa ou organização a alcançar um status completo de desmaterialização com facilidade. No caso de software de contabilidade, também existem produtos on-line que permitem que um indivíduo ou uma empresa estabeleçam um conjunto de livros virtuais. Carregados com segurança nos servidores do produto, os indivíduos autorizados podem acessar e trabalhar com os registros de qualquer local com uma conexão ativa com a Internet.
Inteligente de ativos.