Registros contábeis são documentos e materiais de apoio usados por indivíduos e empresas na preparação de demonstrações financeiras, documentos fiscais e assim por diante. Por lei, as empresas são obrigadas a manter esses registros por um determinado período, geralmente sete anos, para disponibilizá-los para inspeção e auditoria. As empresas com ações negociadas publicamente podem estar sujeitas a inspeções aleatórias por agências reguladoras e essas inspeções incluem uma revisão dos registros contábeis para precisão e integridade.
Esses registros podem ser eletrônicos, em papel ou uma mistura de ambos. Eles incluem qualquer documentação relacionada a transações financeiras, de registros de folha de pagamento a impressões de fim de dia de caixas registradoras. As declarações dos bancos também são incluídas nos registros contábeis, junto com declarações semelhantes relacionadas a investimentos. Os livros contábeis também são considerados registros contábeis. Essencialmente, se ele contém um registro pertencente à atividade financeira de uma empresa, é um registro contábil.
Espera-se que as empresas mantenham esta documentação em boas condições de funcionamento. Contadores e equipe de apoio normalmente supervisionam a manutenção de tais registros e usam os documentos na preparação de coisas como declarações para investidores e declarações fiscais. Se os registros não estiverem completos, as demonstrações financeiras feitas pela empresa serão imprecisas e isso pode ser motivo para penalidades legais e financeiras.
Os procedimentos conhecidos como princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) devem ser seguidos ao manter, manusear e usar os registros contábeis. Esses procedimentos padronizam as tarefas básicas de contabilidade para garantir que sejam realizadas uniformemente por todos os contadores em todos os lugares, eliminando a possibilidade de usar a chamada “contabilidade criativa” para ocultar perdas e, de outra forma, distorcer fatos financeiros para benefício pessoal.
Quando uma auditoria é solicitada, todos os registros contábeis são solicitados para revisão. Os auditores examinam o material e tomam nota de qualquer material ausente, registros confusos ou registros mantidos de forma inadequada. Todas essas informações são ponderadas no desenvolvimento de uma opinião de auditoria. Os reguladores interessados em práticas financeiras podem revisar os resultados da auditoria para coletar informações. Essas informações podem ser usadas para processar empresas suspeitas de práticas contábeis fraudulentas ou para exonerar empresas que enfrentam tais acusações.
Geralmente, as pessoas físicas são aconselhadas a manter os registros contábeis, pois podem ser auditados pelas autoridades fiscais. Se as pessoas não tiverem os registros que comprovem as reivindicações feitas sobre seus impostos, elas podem estar sujeitas a penalidades. No mínimo, seu passivo tributário pode ser ajustado, obrigando-os a pagar mais impostos. Se seus registros parecerem fraudulentos, em vez de simplesmente mantidos de maneira descuidada, eles podem enfrentar penalidades legais.
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