O 5S é um conjunto de regras domésticas conceituadas pelos japoneses para incutir disciplina no local de trabalho para um ambiente de fabricação mais limpo e organizado. Mais tarde, foi adotado em ambientes de trabalho que não sejam o chão de fábrica de produção, incluindo escritórios no Japão e em outros continentes. Cinco palavras de ação em japonês que começam com a letra s foram cunhadas para lembrar facilmente as regras de limpeza que devem ser seguidas regularmente para manter a ordem, a limpeza e a eficiência no local de trabalho. As cinco palavras de ação são seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke.
Seiri significa classificar. As peças e ferramentas necessárias na linha de produção devem ser separadas das peças e ferramentas que não são necessárias e, portanto, devem ser descartadas. Os escritórios podem imitar uma linha de produção e também classificar ferramentas e materiais de escritório para manter um ambiente de trabalho enxuto e facilitar para um trabalhador de escritório localizar as coisas de que precisa para concluir um processo ou serviço. Criar uma lista de verificação das coisas que um trabalhador de produção ou de escritório precisa para realizar um trabalho simplificará o processo de eliminação de ferramentas e materiais desnecessários.
Seiton significa ordem no local de trabalho. As peças e ferramentas necessárias para a produção devem ser devidamente rotuladas e colocadas em seus devidos lugares e ao alcance do trabalhador. No escritório, isso significa colocar materiais e materiais de escritório em seus devidos locais e sequência semelhante a uma linha de montagem para a conclusão perfeita de uma transação ou serviço.
Um trabalhador de produção também deve varrer o local de trabalho e limpar as máquinas para evitar avarias e reparos. Isso se chama seiso e deve ser feito regularmente. Um ambiente de trabalho limpo também é benéfico para um trabalhador de escritório. Ele ou ela será capaz de respirar ar puro e evitar ficar doente.
A padronização, que é denominada seiketsu em japonês, permitirá que um trabalhador realize tarefas diárias com facilidade e rapidez, esteja ele na área de produção ou em um escritório. A documentação do procedimento passo a passo na realização do trabalho de uma pessoa permitirá que ela execute a tarefa de maneira rotineira. Não haverá mais tentativa e erro, e o desperdício de tempo e materiais será minimizado, se não totalmente eliminado.
Uma vez que a organização já pratique o 5S, devem ser feitos esforços para manter o hábito de uma boa limpeza estabelecida através do 5S. Isso é conhecido como shitsuke. Isso pode ser feito através da motivação constante de todos os membros da organização para continuar praticando o 5S. Uma maneira de motivar cada um a manter o hábito do 5S é organizar concursos interdepartamentais para destacar as melhores práticas. Uma auditoria surpresa também pode ser realizada por uma patrulha do 5S para manter todos em alerta e manter a consistência em manter a ordem e a limpeza no local de trabalho até que se torne um modo de vida e uma cultura na organização.
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