O Positive Pay é um serviço de gestão de dinheiro usado pelos bancos para detectar e prevenir transações fraudulentas com cheques. O serviço depende da comunicação regular entre a empresa que emite cheques e os bancos que os administram. Quando os cheques são cortados, a empresa emissora envia arquivos eletrônicos dos cheques ao banco. Os arquivos eletrônicos incluem informações de cheques pertinentes, como valores monetários e números de cheques. Esses arquivos são então comparados com os cheques trazidos para o banco. Se os números não estiverem alinhados, a verificação é negada e a empresa é notificada de que nenhuma transação ocorreu. É importante observar que as empresas normalmente devem pagar aos bancos por este serviço.
O pagamento positivo é geralmente considerado uma das ferramentas bancárias antifraude mais eficazes. Não é falível, entretanto. Vigaristas habilidosos podem, por exemplo, falsificar números de cheques e valores monetários que correspondem aos arquivos eletrônicos fornecidos pela empresa emissora. Nesses casos, as verificações fraudulentas podem passar na inspeção e serem honradas.
Além disso, sem vigilância constante, o sistema pode perder sua eficácia. Números e arquivos devem ser atualizados e verificados rotineiramente. É por isso que muitos bancos e empresas acham que vale bem a pena investir em um pacote de software de pagamento positivo. Os pacotes de software podem ajudar a economizar tempo e garantir uma melhor manutenção de registros.
O pagamento positivo não é o único serviço de gestão de caixa que as empresas usam. O pagamento reverso positivo, por exemplo, é um serviço de gerenciamento de caixa em que a empresa analisa os dados do cheque, e não o banco. Usando o pagamento reverso, um banco envia à empresa emissora informações sobre cada cheque que recebe. O pagamento reverso positivo requer mais monitoramento por parte da empresa do que alguns outros serviços antifraude e, portanto, está mais sujeito a possível negligência e uso indevido. Se bem monitoradas, no entanto, as empresas podem economizar dinheiro por não ter que pagar aos bancos por um serviço de pagamento positivo.
Os bancos tendem a cobrar das empresas pelo uso desses serviços de gerenciamento de caixa. Embora potencialmente caros, muitas empresas consideram esses serviços que valem o investimento; a proteção adicional contra fraudes pode potencialmente economizar uma grande quantidade de dinheiro a longo prazo para uma empresa.
Os métodos antifraude modernos contornam completamente as transações de cheques, eliminando assim a necessidade de sistemas de gerenciamento de dinheiro com pagamento positivo. Muitas empresas fazem isso pagando aos funcionários por depósito direto, um sistema em que o dinheiro é depositado eletronicamente diretamente na conta bancária do funcionário. Outro método é depositar dinheiro diretamente em um cartão de débito em folha de pagamento de funcionário especial. Esses sistemas praticamente garantem contra transações fraudulentas, embora exijam cooperação extra dos funcionários para atingir a eficácia máxima.
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