A maioria das empresas exige uma pequena quantia em dinheiro para determinadas despesas, como material de escritório e similares. Isso geralmente é chamado de mesquinho, e a palavra mesquinho é uma pronúncia incorreta do mesquinho francês, que significa pequeno ou pequeno. A maioria das pequenas empresas possui um fundo de caixa de cerca de US $ 100 dólares (USD). Os negócios maiores, especialmente aqueles que possuem vários departamentos, podem ter uma quantidade significativa desse dinheiro em poder de vários custodiantes.
Os empresários podem pensar que dificilmente seria necessário que as empresas modernas tivessem um pequeno suprimento de dinheiro, uma vez que é tão fácil usar coisas como caixas eletrônicos ou cartões de crédito. No entanto, a vantagem do dinheiro é que qualquer funcionário pode usá-lo, enquanto os cartões da empresa tendem a ser limitados a alguns usuários, no máximo. O dinheiro insignificante economiza a necessidade de dar a mais funcionários acesso a cartões de crédito e maximiza o número de funcionários que podem ser empregados para executar uma tarefa para obter algo pequeno para os negócios.
Como em qualquer despesa comercial, o caixa pequeno deve ser rastreado com cuidado. Quando os funcionários o usam, devem fornecer recibos para suas compras. Muitos empresários ou depositários de dinheiro também precisam manter um diário de despesas. Como alternativa, algumas vezes os fundos são registrados através de um sistema de cupons. As pessoas podem fazer pequenas compras com seu próprio dinheiro e ser reembolsadas preenchendo um voucher. Cada comprovante é uma maneira de rastrear as despesas para garantir que elas aumentem.
O negócio de garantir dinheiro é muito importante. Não rastrear para onde vai o dinheiro pode facilmente levar a abusos. Normalmente, as empresas devem garantir que o valor de quaisquer recibos ou comprovantes mais o dinheiro sempre seja igual ao valor total permitido em dinheiro insignificante. À medida que os vouchers ou recibos começam a aumentar e o caixa diminui, a empresa reabastece o valor em dinheiro e garante que todas as despesas tenham sido devidamente registradas pelo método contábil utilizado pela empresa.
Outra coisa importante é garantir que o dinheiro seja armazenado em um local seguro. O dinheiro é obviamente inseguro quando deixado em local aberto e deve ser guardado em um cofre, em uma caixa de dinheiro ou em algo como uma gaveta trancada. Normalmente, uma pessoa tem acesso a ela e é chamada de custodiante. Em algumas empresas, como lojas de varejo, há uma quantidade significativa de dinheiro disponível, disponível em registros. É possível que o dinheiro do caixa seja mantido no registro, ou o empregador pode simplesmente usar os fundos do registro para pequenas despesas, deixando comprovantes ou recibos que permitirão que qualquer pessoa equilibre os fundos do registro de maneira uniforme quando a loja ou o registro fechar.
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