As empresas possuem vários tipos de seguro para diferentes fins e para uso em momentos diferentes. O seguro que cobre despesas básicas médicas, farmacêuticas e outras despesas diversas dos funcionários incorridas durante o tempo em que viajam em nome do empregador é denominado seguro de viagem da empresa. A cobertura do seguro de viagens da empresa também pode incluir outras perdas pessoais ou relacionadas à empresa, como perda de bagagem, pertences pessoais, laptops, discos de software ou produtos da empresa. A apólice de seguro da empresa geralmente é específica ao definir quais são os itens cobertos e não cobertos quando os funcionários viajam para fins de trabalho e ocorrem incidentes. Normalmente, se um ou vários itens estiverem relacionados ao funcionário no desempenho de suas funções, eles serão classificados no seguro de viagens da empresa.
É comum que grandes entidades corporativas enviem frequentemente seus funcionários em viagens de negócios para conduzir negócios da empresa ou para fazer ligações de vendas. O envio de funcionários para essas viagens acarreta certos elementos de risco, colocando a empresa na posição de responsabilidade pela segurança geral do funcionário. O seguro do funcionário e de qualquer propriedade relacionada protege a empresa financeiramente. O seguro também substitui as perdas incorridas em decorrência da viagem. Dependendo da política e exclusões de cada empresa, a cobertura de viagens também pode se estender a viagens corporativas ao exterior.
As organizações normalmente possuem seguro de viagem da empresa como uma despesa orçada, especialmente se tiverem funcionários que viajam com frequência. A cobertura de viagens pode variar em sua extensão e pode abranger funcionários de acordo com departamentos, localizações geográficas ou títulos. Por exemplo, os funcionários que trabalham no departamento de tecnologia da informação da empresa e que viajam apenas ocasionalmente podem não exigir tanto seguro de viagem quanto o gerente de vendas da empresa, que viaja várias vezes por mês, às vezes para o exterior.
Algumas empresas podem exigir que seus funcionários tenham seu próprio seguro de viagem de negócios e fazer com que o seguro de viagem da empresa atue como um passageiro para o que o funcionário carrega. A maioria dos empregos que possuem esse tipo de configuração é em vendas ou consultoria, em que o funcionário precisa fazer uma quantidade significativa de viagens. O custo pode ser substancialmente mais baixo por funcionário, em oposição a uma taxa corporativa. Além disso, o funcionário pode adicionar o seguro de viagem da empresa a qualquer apólice de seguro existente que ele já tenha, reduzindo assim os custos do seguro. O funcionário também pode ser reembolsado no final do ano pela empresa por quaisquer despesas incorridas.
Quando um funcionário é contratado por uma empresa para realizar determinadas funções, a cobertura de seguro específica é normalmente definida no início do emprego. Se houver certas circunstâncias em torno de quaisquer questões de seguro de viagem, elas geralmente serão negociadas antecipadamente. Isso permite que o funcionário esteja ciente de quaisquer limitações ou exclusões relativas à sua cobertura de seguro por meio do empregador.