As baixas são créditos que eram anteriormente contabilizados como contas a receber nos registros contábeis, mas agora são considerados incobráveis por algum motivo. O objetivo da baixa é permitir a ocorrência de um procedimento controlado que excluirá a inclusão do crédito não cobrado no cálculo do saldo atual no Contas a Receber. Assim, uma baixa é uma baixa simples que remove um item da receita líquida prevista.
A baixa não significa que não haverá mais nenhuma tentativa de cobrança da dívida pendente do devedor. Em vez disso, o uso de uma baixa significa simplesmente que o valor da dívida não será mais refletido nas Contas a Receber com a finalidade de determinar quanta receita resta a ser cobrada das faturas pendentes emitidas aos clientes. Qualquer fatura que seja cobrada ou baixada da seção principal das Contas a Receber permanecerá nos registros financeiros gerais da empresa. Normalmente, o valor baixado é denominado inadimplência.
Muitas empresas têm a política de usar a cobrança para identificar faturas pendentes que permanecem por pagar muito depois de o pagamento estar vencido. Para evitar o uso de uma baixa, as empresas podem optar por enviar lembretes periodicamente por até 120 dias após a data de vencimento da fatura. A partir desse momento, a fatura pode ser debitada, removendo-a do Contas a Receber, e encaminhada a uma agência de cobrança para ações posteriores.
No caso de a agência de cobrança ser capaz de garantir o pagamento de uma fatura inadimplente, a empresa frequentemente criará uma fatura alterada ou outro instrumento para permitir o recebimento do valor da fatura original, menos quaisquer taxas cobradas pela agência de cobrança. A cobrança original normalmente não é revertida, embora algumas empresas prefiram seguir esse procedimento e simplesmente corrigir o saldo devido para coincidir com o valor arrecadado e encaminhado pela agência de cobrança.
A cobrança é uma forma útil de remover uma dívida incobrável dos registros contábeis de uma empresa. Essa abordagem ajuda a manter o valor atual do Contas a Receber atualizado e fornece ao proprietário da empresa números realistas sobre quais receitas podem ser razoavelmente previstas nos próximos um a três meses.