Como as relações entre os países podem depender da capacidade de um país estar em comunicação com o outro, ou pelo menos com uma pessoa totalmente autorizada a representar seu governo, muitas nações têm embaixadas em países estrangeiros. Na embaixada de um país estrangeiro, geralmente existe pelo menos uma pessoa com o título de embaixador e que representa o seu país. Caso surjam problemas ou preocupações entre os dois países, essa pessoa age em nome de seu governo e se reúne com chefes de estado para tentar resolver problemas ou deixar clara a posição de seu país sobre uma questão específica.
Antigamente, o termo mais comum para um representante estrangeiro era ministro. Agora, este termo pode ser aplicado a diplomatas que não têm poderes plenos e são considerados de segundo escalão. Em outras palavras, essa pessoa pode trabalhar para um embaixador plenipotenciário – ou com pleno poder – e pode ser responsável por um ou mais departamentos de uma embaixada.
Outro termo relacionado é residente. Um embaixador residente não apenas atua como representante de sua nação em um país estrangeiro, mas também reside nesse país, geralmente na embaixada ou próximo a ela. O título é aquele que impõe respeito, e as pessoas empregadas neste trabalho podem ser chamadas de Sr. ou Sra. Embaixador ou Vossa Excelência.
Nos Estados Unidos, as pessoas que trabalham nessa função são frequentemente nomeadas pelo chefe de estado – o presidente – e o trabalho não é isento de riscos. Em países com ambientes políticos instáveis ou com hostilidade significativa para com os EUA, alguns foram assassinados, sequestrados ou mantidos como reféns. Embora isso não seja comum, o trabalho implica uma certa quantidade de perigo, assim como qualquer posição política de alto nível.
Como representante de outro país, um dos principais objetivos do embaixador é promover as relações diplomáticas entre os dois países. Quando esse diplomata está autorizado a agir em nome do estado, ele ou ela também pode negociar tratados, acordos comerciais ou cessar incêndios com autoridades estrangeiras. Mesmo que este diplomata possa ter plenos poderes, ele ou ela geralmente é instruído por seu chefe de estado sobre quais termos em tratados ou acordos serão aceitáveis, e ainda pode precisar buscar a aprovação de seu chefe de estado antes de qualquer acordos entre dois ou mais países são cimentados.
Além dos diplomatas políticos, há várias pessoas que podem representar um país para organizações privadas sem fins lucrativos, como a Organização Mundial da Saúde. Um chefe de estado não pode fazer essas nomeações e a pessoa indicada pode ser chamada de embaixador da “boa vontade”. Tal nomeação não confere a esse tipo de agente quaisquer poderes especiais, mas pode dar a ele a oportunidade de se dirigir a chefes de estado, fazer relatórios ou fazer recomendações com base em seu trabalho para uma agência de caridade ou sem fins lucrativos. Também pode promover a causa de representar um país como compassivo para com outras nações. Vários atores e atrizes de alto nível têm sido embaixadores da boa vontade em organizações ou países estrangeiros.