Um livro-razão da folha de pagamento é um método de registrar as informações de pagamento para cada funcionário ou contratado que recebe fundos do departamento de folha de pagamento de uma empresa. Embora os livros de folha de pagamento já tenham sido simples livros de papel com diferentes colunas para registro de informações, a maioria das empresas agora mantém seus livros de folha de pagamento em computadores, usando planilhas ou programas de folha de pagamento mais complicados, se necessário. A vantagem de usar um livro-razão da folha de pagamento é que ele permite que o empregador ou funcionário da folha de pagamento veja rapidamente a quantia de dinheiro que foi paga e a qual funcionário, e normalmente serve como documentação de backup para fins fiscais.
A maioria das grandes empresas terá um departamento de folha de pagamento dedicado, cujo trabalho é manter o livro-razão da folha de pagamento e garantir que todos os pagamentos sejam precisos e feitos dentro do prazo. As empresas menores ou indivíduos que precisam pagar aos funcionários provavelmente precisarão manter os próprios livros contábeis da folha de pagamento. Realmente não faz diferença se é feito em um computador ou em um livro-razão de papel; algumas pessoas simplesmente acham um método mais confortável e à prova de erros do que o outro, ou aprenderam um método e são reticentes em tentar outro. Na maioria dos casos, não há necessidade de complicar especialmente o livro-razão da folha de pagamento.
É útil para quem deve usar um livro-razão da folha de pagamento para determinar com antecedência quantas colunas serão necessárias. Para um livro-razão básico da folha de pagamento, a maioria das pessoas começa com uma coluna para o nome do funcionário; outra coluna para seu cargo e status, como tempo integral ou parcial; e uma terceira coluna para o período de pagamento ou número de horas no período de pagamento. A próxima coluna deve incluir o valor bruto do contracheque, que é o valor antes dos impostos. As próximas duas colunas geralmente incluem deduções, como imposto de renda ou outras deduções, como aquelas feitas para benefícios. A coluna final pode então incluir o valor líquido do cheque de pagamento final – o que o funcionário realmente leva para casa.
Outras colunas podem ser adicionadas conforme necessário, mas essas são as inclusões mais comuns em um livro-razão da folha de pagamento. Cada uma das colunas pode então ser equilibrada adicionando-as transversalmente e para baixo e, em seguida, certificando-se de que todos os números correspondem. Normalmente, as empresas equilibram seus livros-razão semanal ou mensalmente, dependendo do número de funcionários da empresa e da complexidade dos livros-razão da folha de pagamento. Quando chega a hora do imposto, eles podem ser muito úteis para declarar impostos ou fornecer informações a um contador ou preparador de impostos.
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