Um livro razão de pagamento é um tipo de registro contábil que ajuda a rastrear os pagamentos que são desembolsados para fins específicos. Não é incomum que um razão desse tipo seja criado para um projeto ou evento, tornando muito fácil controlar todas as despesas e desembolsos relacionados a essa atividade específica. Dependendo da natureza do evento ou projeto, o livro-razão pode servir como meio de documentar os fundos recebidos no projeto, bem como quaisquer fundos que sejam pagos para gerenciar as despesas associadas à atividade.
Considerado uma abordagem básica à contabilidade, um livro-razão de pagamento geralmente se concentra no recebimento de pagamentos relacionados a uma atividade específica. Por exemplo, se os alunos associados a uma classe específica optarem por vender barras de chocolate a fim de arrecadar dinheiro para um projeto, há uma boa chance de que um livro-razão seja mantido durante a atividade. Os detalhes incluídos no livro-razão geralmente listarão o nome do comprador, o número de unidades adquiridas, o valor total coletado para a compra e, geralmente, até mesmo o endereço de entrega do comprador.
Outros exemplos do livro razão de pagamento podem incluir outros tipos de dados. Informações como o valor e o número da fatura podem ser incluídas, o modo de pagamento usado para liquidar a fatura e até mesmo a data em que o pagamento é oferecido podem ser incluídos no detalhe. Em situações em que são recebidos pagamentos parciais por conta, esse valor e a data de pagamento também são incluídos nos detalhes do razão. Como acontece com a maioria dos tipos de registros contábeis, o objetivo do razão é fornecer informações precisas e concisas sobre as transações financeiras para que haja um histórico permanente dos eventos, sem dúvidas sobre o que aconteceu e quando esses eventos ocorreram.
A complexidade do livro-razão de pagamento frequentemente dependerá dos princípios contábeis geralmente aceitos e de quaisquer diretrizes seguidas na criação e execução do projeto associado à atividade registrada no livro-razão. Isso significa que um livro-razão de pagamento mantido para rastrear as atividades associadas a um projeto de arrecadação de fundos por uma casa de culto local pode ser um tanto simplista em comparação com o livro-razão mantido por uma empresa multinacional que está lançando uma operação em uma nova localidade. Contanto que os detalhes sejam precisos e possam ser verificados com a documentação de suporte e atendam a todos os padrões necessários para o tipo de atividade envolvida, o razão pode ser um meio muito útil de rastrear as transações associadas ao esforço.
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