Qualquer recibo de despesas incidentais que um funcionário usa para obter reembolso pode ser considerado um recibo de caixa. A maioria dos escritórios e departamentos tem o que é conhecido como fundo de caixa para pequenas despesas embutido em seus orçamentos. As circunstâncias em que os funcionários podem usar o dinheiro em um fundo de maneio variam, mas na maioria das vezes o fundo cobre despesas menores em dinheiro, como estacionamento para uma reunião fora do local, material de escritório ou postagem. Os funcionários que incorrerem nessas despesas devem guardar seus recibos, preencher um comprovante ou recibo de caixa para pequenas despesas e enviar os dois juntos ao oficial de orçamento para reembolso.
Os fundos de caixa são quase onipresentes nos negócios. Embora um orçamento departamental provavelmente cubra a maioria das despesas principais, pode ser quase impossível prever todas as despesas menores que ocorrerão no curso normal das tarefas. A maioria dos funcionários irá, em algum momento ou outro, pagar do bolso algumas despesas relacionadas ao trabalho. Quando isso acontece, um recibo de caixa para pequenas despesas pode garantir o reembolso imediato.
Cada empresa estrutura seu sistema de caixa para pequenas despesas de maneira um pouco diferente. Alguns estabelecem listas de despesas de caixa pequeno aprovadas, enquanto outros deixam o arbítrio para gerentes individuais. Em quase todos os casos, porém, o funcionário deve apresentar um recibo para reembolso. O recibo de caixa para pequenas despesas geralmente deve mostrar uma descrição detalhada de todas as compras, bem como o valor total pago, permitindo que os oficiais de orçamento confirmem que (a) a despesa está qualificada e (b) o valor de reembolso é o mesmo que o valor real gasto . Um recibo de caixa pequeno para impressão, como pode ser emitido para uma compra online, é geralmente aceitável, assim como uma fotocópia de um recibo original.
Em grandes empresas, os funcionários que buscam reembolso geralmente devem apresentar não apenas um recibo de caixa, mas também um voucher de reembolso. O voucher deve conter o nome do funcionário, seu departamento, o valor total a ser distribuído e um código de financiamento. Os códigos normalmente estão relacionados ao tipo de despesa – estacionamento, por exemplo, ou refeições. Em alguns ambientes, esses vouchers são considerados internamente como seu próprio tipo de recebimento de caixa para pequenas despesas. Eles geralmente estão disponíveis online no site de um escritório de orçamento ou podem ser impressos na intranet de um departamento.
Na maioria das vezes, o oficial de orçamento ou tesoureiro registrará todas as transações de caixa para pequenas despesas no livro de caixa de um escritório. Este livro é essencialmente um livro razão para manter o controle do saldo do fundo de caixa. Qualquer recibo de caixa para pequenas despesas ou voucher enviado geralmente é armazenado com o razão em caso de auditoria.
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