Um white paper é um termo usado para descrever vários tipos diferentes de relatórios. Geralmente, ele descreve um relatório feito por uma agência governamental que endossa uma política específica. Geralmente, são documentos com muita referência que explicam pesquisas ou argumentos sobre um assunto específico e, em seguida, estabelecem um plano de ação. Quando usado pelo governo, pode ser um precursor da aprovação ou criação de uma nova lei.
Em alguns países, antes de um livro branco ser escrito, o governo produz o que é chamado de livro verde. O Livro Verde é uma tentativa menos persuasiva de apresentar questões específicas que podem levar a uma votação, a criação de um projeto de lei ou a discussão sobre uma questão importante. Diferentemente do white paper, o green paper geralmente não tem a intenção de persuadir, mas tende a abordar os problemas de uma maneira mais complexa, para que todos os lados de um tópico recebam tratamento completo. Pode-se observar táticas diferentes para lidar com uma situação ou problema e fornecer evidências sobre a eficácia desses planos, ou simplesmente resumir todos os argumentos anteriores para um assunto de importância.
Depois que o livro verde for revisado, um livro branco poderá ser escrito para sugerir ou detalhar um plano de ação escolhido. Este relatório é usado para convencer, em muitos casos. Os argumentos do livro verde que apóiam o plano escolhido são usados para ajudar a avançar na questão da criação de uma nova lei ou convencer as pessoas a votar de uma maneira específica.
O white paper também pode ser um documento de marketing destinado a influenciar a opinião das pessoas sobre uma tecnologia emergente, novos produtos químicos ou medicamentos ou um novo gadget. Essa segunda definição poderia ser chamada de tática de vendas disfarçada. Embora o artigo possa ser lido como um relatório científico com muitas referências e uma linguagem bem tonificada, geralmente ele visa gerar interesse em um produto ou promover o investimento ou as vendas de um produto. É necessário ter habilidade para criar um documento desse tipo, porque é mais bem-sucedido quando não soa como um discurso de vendas.
O uso mais histórico do termo refere-se a documentos e relatórios produzidos pelo governo. No entanto, hoje, o relatório corporativo ou de marketing é muito mais comum. De fato, produzir um para fins de marketing agora é uma ferramenta de marketing comum, destinada a atrair investidores ou criar vendas.
Um dos escritos famosos sobre como escrever esse tipo de relatório é um ensaio de Michael Stelzner, de fácil acesso, Como escrever um livro branco – um livro branco sobre white papers. Ele se concentra nos elementos bem-sucedidos do documento de marketing, que incluem a descrição de um problema, a avaliação do histórico de um problema, a oferta de conceitos genéricos que podem representar uma solução e os benefícios e, finalmente, a introdução da solução exclusiva para o problema, ou em outras palavras escrevendo sobre o produto ou idéia que resolverá o problema.
O white paper é um documento eficaz quando elaborado com cuidado, seja por um governo ou por uma empresa. Alguns escritores freelancers são especializados na criação desses relatórios e também existem agências que podem elaborá-los para as empresas. Em alguns casos, o sucesso de um produto, conceito ou lei potencial depende de quão eficaz e convincente um escritor faz o relatório.
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