Uma coleção de documentários é um processo pelo qual importadores e exportadores facilitam os pagamentos. Para iniciar o processo, os exportadores vão a um banco em seu país e apresentam documentos de cobrança que representam os custos de remessa e outros custos de exportação. Depois que os documentos chegam a um banco onde os importadores moram, os importadores pagam seu banco e ele devolve o dinheiro ao primeiro banco, que paga aos exportadores. Durante esse processo, os bancos são responsáveis apenas pelo envio dos documentos e pela coleta do dinheiro. Se os importadores falharem ou se recusarem a pagar uma coleção de documentos, os bancos poderão processar em nome dos exportadores, se solicitado, embora os bancos também possam negar esse pedido.
Normalmente, o dinheiro não é transferido entre importadores e exportadores até que os itens sejam enviados ou chegados. Uma maneira de realizar esse pagamento quando chegar a hora é através da coleta de documentos. Os exportadores visitam um banco local e apresentam um certificado de origem, conhecimento de embarque e outros documentos relacionados aos custos de remessa e exportação. Esse banco encaminha os documentos para um banco local para os importadores.
Após o encaminhamento dos documentos, os importadores visitam o banco local e pagam ao banco as taxas de remessa. O banco geralmente também possui documentos de titularidade, que os importadores precisam possuir legalmente os itens importados. Quando os importadores pagam os custos de envio, o banco encaminha o dinheiro ao banco dos exportadores.
Com alguns documentos de crédito usados entre importadores e exportadores, os bancos envolvidos garantem que as partes pagarão. Quando uma coleção de documentos é usada, os bancos não fazem essa garantia. Como a falta de garantia reduz a probabilidade de perda de dinheiro, esse documento geralmente é mais barato que outros documentos de crédito, levando ao uso comum entre partes confiáveis. Ao mesmo tempo, usar essa forma de pagamento entre partes que são novas umas para as outras pode ser uma má idéia, porque a falta de garantia pode levar o exportador a perder dinheiro.
Embora os bancos não garantam o recebimento do pagamento, eles podem processar importadores por se recusarem a pagar a coleção de documentos. Os importadores podem se recusar a pagar porque não querem usar seu dinheiro ou porque não querem aceitar os itens importados; independentemente da causa, os bancos podem processá-los por não pagar. Isso é feito apenas em nome dos exportadores, que precisam iniciar esse processo. Os bancos não processam a menos que os exportadores os solicitem, e mesmo assim alguns bancos podem recusar esse pedido.
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