Uma despesa acumulada é uma despesa que é registrada nos livros contábeis, embora ainda não tenha sido paga. A despesa é registrada porque há uma expectativa razoável de que os fundos serão pagos e a empresa deseja contabilizar isso. As despesas acumuladas também podem ser chamadas de passivos acumulados e são documentadas nas contas financeiras de empresas de todos os portes. Eles também são divulgados em registros financeiros públicos.
Para ser considerada uma despesa acumulada, uma despesa deve ser periódica com alta probabilidade de cobrança. Os juros são um exemplo clássico, e itens como folha de pagamento e impostos também podem ser considerados despesas acumuladas. Nesses casos, os fundos ainda não foram pagos, mas serão, e a contabilização deles pode ser uma parte importante do orçamento adequado. As empresas também podem ter receita acumulada, fundos que elas têm uma expectativa razoável de coletar de fontes externas.
Se, por exemplo, uma empresa contrai um empréstimo com vencimento em seis meses com um pagamento único de juros, os juros precisam ser contabilizados como uma despesa acumulada nesses seis meses. Ainda não foi pago nem faturado, mas existe como uma despesa que deverá ser coberta futuramente. Da mesma forma, as empresas listam a folha de pagamento como uma despesa acumulada porque é esperado que paguem no final do período de pagamento, mesmo que ainda não tenham pago.
Deixar de contabilizar uma despesa acumulada pode causar problemas com a contabilidade. Um orçamento pode estar superestimado porque as pessoas não pensam em passivos acumulados que afetarão a quantidade de fundos disponíveis, como quando as empresas deixam de pensar sobre o pagamento de impostos e, subsequentemente, ficam sem dinheiro quando esses pagamentos são devidos. A não contabilização das despesas acumuladas também pode criar uma falsa imagem de saúde financeira, por não divulgar obrigações financeiras futuras que se tornarão um problema para a empresa no futuro.
A contabilidade de despesas acumuladas pode ser complicada. Os contadores devem ter cuidado ao decidir como classificar os lançamentos contábeis para garantir que sejam precisos. Também é importante saber ler as declarações para entender o que está sendo divulgado quando se analisa as demonstrações financeiras públicas. As pessoas que são novas na leitura de demonstrações financeiras podem pedir ajuda a um consultor financeiro para que possam aprender o que significam as diferentes entradas nas demonstrações públicas.