A maioria dos governos em todo o mundo exige que os cidadãos paguem imposto de renda de uma forma ou de outra. Nos Estados Unidos, os contribuintes devem pagar imposto de renda por meio de retenção de imposto de renda ou pagando impostos estimados. Para quem usa o sistema de retenção de imposto de renda, o empregador retém uma certa porcentagem do dinheiro de cada contracheque e transmite os fundos para a Receita Federal (IRS) em nome do contribuinte. O valor que o empregador retém depende do valor que o empregado usou para sua isenção de imposto de renda retido na fonte em seu Formulário W-4 do IRS.
Nos Estados Unidos, os contribuintes cuja renda está abaixo de um certo limite, que está sujeito a alterações a cada ano, têm direito a pelo menos uma isenção de imposto retido na fonte. A isenção de imposto retido na fonte é um valor em dólares isento de tributação. Além da isenção do imposto retido na fonte que um contribuinte pode reivindicar para si mesmo, um contribuinte também pode ter o direito de reivindicar uma isenção do imposto retido na fonte para seu cônjuge, bem como quaisquer dependentes qualificados.
Uma isenção é uma quantia que é deduzida “do topo”, por assim dizer. O contribuinte calcula o seu rendimento bruto e depois pode deduzir o montante adequado para cada isenção a que tem direito, deixando o rendimento bruto ajustado do exercício fiscal. Isenções não devem ser confundidas com deduções. Uma dedução é uma quantia subtraída após o cálculo do rendimento tributável. Nos Estados Unidos, o contribuinte pode optar por usar o valor padrão de dedução ou pode discriminar as deduções após o cálculo da renda bruta ajustada.
Para a maioria dos trabalhadores, o sistema de retenção na fonte é usado para pagar impostos ao longo do ano. Os impostos estimados geralmente são pagos apenas por pessoas físicas ou jurídicas autônomas. Um empregador deve ter um novo contratado preencher o Formulário W-4 do IRS quando contratado. O Formulário W-4 do IRS informa ao empregador quantas isenções de imposto retido na fonte o funcionário está reivindicando durante o ano. Com base no número de isenções reivindicadas e no valor do pagamento do funcionário, o empregador determina quanto deve ser retido e encaminhado ao IRS a cada período de pagamento.
No final do ano, cada contribuinte receberá um Formulário W-2 do IRS, que indica quanto ele ganhou e quanto foi retido pelo empregador em seu nome. O funcionário, então, preencherá sua declaração de imposto de renda e reconciliará os valores para ver se ele ainda deve impostos ou se deve um reembolso. Quando o valor adequado de isenção de imposto retido na fonte é usado, o funcionário não deve pagar impostos no final do ano.