Uma proposta de licitação é uma explicação dos serviços ou produtos oferecidos a um custo estimado para uma empresa. Quando a proposta de licitação não é solicitada, não há acordo contratual entre o destinatário da licitação e seu autor. Se a proposta for enviada em resposta a uma solicitação de proposta (RFP), ela poderá ser aceita como uma licitação posteriormente no processo de contratação.
A proposta de licitação é freqüentemente submetida com o uso de um formulário de licitação. Isso pode ser escrito à mão ou impresso a partir do software usado para licitações profissionais. Geralmente, o formulário é preenchido em duas vias, sendo uma delas arquivada pelo licitante e a outra enviada à empresa solicitante da licitação. Essa proposta de negócios pode incluir pontos-chave relacionados à conclusão do trabalho, incluindo o prazo para a conclusão, custo total e materiais necessários para concluir o trabalho.
Dependendo do tipo de trabalho, a proposta de licitação pode incluir muitas ou poucas informações. Uma estimativa de construção, por exemplo, pode incluir uma lista completa de materiais necessários para concluir o projeto. Por outro lado, uma oferta de redação freelance pode listar apenas o tempo estimado necessário e o custo total estimado.
A proposta de licitação profissional geralmente inclui muitos elementos-chave. O licitante pode optar por iniciar o formulário com um sumário executivo, que pode ser usado para explicar porque o licitante deve ser escolhido para a obra. Isso pode ser seguido por uma lista de qualificações, os nomes de quaisquer subcontratados a serem usados no projeto e uma visão geral de como o licitante cumprirá os principais pontos da solicitação de licitação.
Em seguida, um licitante pode explicar os termos da licitação e incluir uma lista de trabalhos semelhantes que foram concluídos, juntamente com detalhes de quaisquer projetos anteriores que sejam relevantes para o trabalho proposto. Um plano de segurança também pode ser adicionado, se aplicável, para descrever as etapas que serão tomadas para minimizar lesões e qualquer perda de tempo de trabalho. Esse plano normalmente é incluído apenas se um trabalho exigir trabalho físico.
Após a redação do formulário de licitação, a revisão das informações pode ajudar a garantir que estejam completos e a eliminar quaisquer erros ortográficos ou gramaticais que possam ser considerados pouco profissionais. Após essa etapa, o licitante normalmente assina e envia o formulário. A revisão pode ser uma etapa vital porque muitas propostas de licitação não são aceitas por estarem incompletas.