Os dados contábeis são um corpo de documentação financeira que respalda uma declaração contábil. As pessoas usam esses dados para preparar declarações e demonstrações financeiras, e os auditores podem revisá-los para confirmar a exatidão de uma declaração. Pessoas com disputas sobre suas contas em um banco ou empresa também podem pedir para ver as informações contábeis para determinar como a empresa chegou a uma determinada conclusão ou saldo. Essas informações estão sujeitas a intimação nos casos em que as pessoas suspeitem de irregularidades legais responsáveis por problemas contábeis.
Algumas empresas mantêm dados contábeis eletrônicos. O pessoal do departamento de contabilidade entra nas atividades financeiras em um sistema eletrônico e o sistema também pode encontrar atividade automática. Por exemplo, quando alguém passa um cartão de débito no supermercado, o sinal vai para o sistema de contabilidade do banco e um ajuste automático ocorre para refletir a compra. Cópias impressas para fazer backup da documentação eletrônica podem estar disponíveis.
Outros dados contábeis estão disponíveis em formato de papel. Isso pode incluir coisas como talões de cheques pessoais, recibos e assim por diante. As empresas com registros em papel os armazenam em um local seguro para evitar perdas e podem fazer cópias para referência e conveniência para garantir que terão acesso às informações quando precisarem. Às vezes, podem ser tomadas medidas para digitalizar esses dados para torná-los mais convenientes e fáceis de acessar, e alguns registros antigos podem ser armazenados em microfilme ou em outros formatos de arquivo porque a documentação original não está mais disponível.
A lei exige que as pessoas mantenham os dados contábeis por um determinado período de tempo, como sete anos. Após esse período, as pessoas podem optar por fragmentar ou destruir registros financeiros antigos, embora muitas empresas optem por mantê-los, pois podem ser valiosos no futuro para investigações, relatórios de comparação e outras atividades. Pessoas como auditores fiscais e reguladores podem solicitar informações contábeis completas se tiverem dúvidas sobre as demonstrações financeiras e quiserem verificar as informações por si mesmas.
Ao revisar os dados contábeis, as pessoas prestam muita atenção às disparidades aparentes ou entradas confusas. Isso pode incluir evidências de falta de informações, documentação em papel que não corresponde às declarações feitas e outros sinais de irregularidades ou erros. Quando alguém deve revisar grandes volumes de informações contábeis, uma equipe de pessoas pode estar envolvida, para examinar o material, bem como verificar novamente o trabalho de terceiros para ter certeza de que nada escape de suas atividades de auditoria.