As despesas de viagem referem-se aos custos que podem ser deduzidos das declarações de impostos quando uma pessoa viaja para procurar trabalho, se estiver empregada, ou para trabalhar para um empregador atual. As despesas consideradas dedutíveis dependem do país em que a pessoa vive. Nos Estados Unidos, por exemplo, há certas coisas que são despesas dedutíveis e algumas podem ser deduzidas a uma taxa percentual em vez do custo total.
Uma distinção que se aplica a lugares como os EUA é a definição de viagem. Um funcionário que sempre trabalha em um local específico distante de casa geralmente não pode reivindicar despesas de viagem porque a Receita Federal (IRS) leva em consideração a “casa de trabalho” do funcionário. A verdadeira viagem significa trabalhar longe do local onde o funcionário normalmente trabalha, por menos de um ano. Se o trabalho à distância durar mais de um ano, passa a ser a casa de trabalho do funcionário, e as despesas de moradia ali não podem ser deduzidas.
Há muitas dúvidas sobre quais despesas se qualificam como despesas de viagem e isso é determinado pelo país de origem do trabalhador. Algumas despesas elegíveis comuns incluem dinheiro gasto com transporte de e para um local distante e com o transporte necessário naquele local. Aluguel de carros, viagens em aviões, ônibus, trens ou até mesmo compensação por quilometragem se um funcionário usar seu próprio veículo podem ser contabilizados como despesas de viagem legítimas. As despesas adicionais dedutíveis mais comuns são com hospedagem e alimentação, sendo a última geralmente reembolsada à taxa de 50%. Outros custos elegíveis podem ser para serviços de lavanderia, telefonemas e gorjetas para funcionários de serviço.
As despesas de viagem só são dedutíveis se o funcionário não tiver sido compensado por elas de forma que não seja relatada como receita. Se uma funcionária usou um cartão de crédito da empresa para pagar todas as despesas, ela não pode reivindicar essas despesas nas declarações de imposto de renda. Da mesma forma, se o empregador pagar todas as despesas de outra forma, para que não sejam contabilizadas como parte da receita, não devem ser contabilizadas nos impostos. Normalmente, só é aceitável reivindicar despesas de viagem como deduções fiscais se o dinheiro para todas as despesas tiver sido pago pelo funcionário, trabalhador autônomo ou empresa.
Nos Estados Unidos, os funcionários que desejam deduzir as despesas de viagem devem preencher o formulário longo 1040 e o Formulário 2106. Os proprietários de empresas, os autônomos ou aqueles com sociedades limitadas deduzirão as despesas de viagem de forma diferente. Eles precisam preencher formulários de impostos comerciais para reivindicar essas despesas.
Cada país tem suas próprias regras sobre como deduzir essas despesas e quais são elegíveis. É importante estar familiarizado com as leis tributárias locais ou do país para determinar quais despesas são consideradas permitidas. Deduções complexas ou viagens frequentes podem justificar a obtenção dos serviços de um contador ou advogado tributário para que todos os formulários sejam preenchidos com precisão. Em qualquer caso, as pessoas que planejam reivindicar despesas de viagem precisam ter certeza de guardar todos os recibos, pois eles fornecem a prova de cada despesa.
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