O lançamento em livros é a atividade contábil em que os contadores registram as transações comerciais nos livros financeiros de uma empresa. Na realidade, não existem muitas maneiras diferentes de lançar transações contábeis. Todos os métodos fazem essencialmente a mesma coisa, embora o formato escrito possa ser um pouco diferente. O uso de software de contabilidade eletrônica geralmente tem métodos diferentes de lançamento em livros, embora a maior diferença esteja em como um contador faz isso e não no resultado final. As transações contábeis precisas são um dos principais pilares de um sistema de informações contábeis.
O método clássico de lançamento em razão é criar uma entrada de diário manuscrita. Em todas as entradas de diário, os débitos vêm primeiro – no topo da entrada – com os créditos vindo em segundo lugar. O lançamento contábil manual precisa de uma data, número da conta e nome para as linhas de débito e crédito e um valor em dólares para cada débito e crédito. Uma breve descrição está abaixo da última linha de crédito da entrada. Uma vez escrito por conta própria, um contador atualiza cada conta para os valores em dólares da entrada, escrevendo à mão nos livros contábeis em um sistema de contabilidade manual.
Os sistemas de contabilidade manual costumam ser entediantes para atualizar ao lançar nos livros. Tradicionalmente, uma empresa teria muitos livros e diários de papel diferentes no sistema. Os contadores teriam que encontrar os livros necessários e, em seguida, escrever a entrada em cada um de maneira clara e precisa. Hoje, um sistema de contabilidade manual pode se referir a uma série de planilhas que não possuem um único ponto de entrada de dados, como um software de contabilidade. As planilhas também podem ser difíceis de manter manualmente.
Usar software de contabilidade para manter os livros de uma empresa pode parecer mais fácil de manter ao lançar nos livros. Uma tela de lançamento contábil está disponível para a maioria dos sistemas e requer as mesmas informações básicas de um lançamento contábil manual, a data, o número da conta e o nome das linhas de débito e crédito e um valor em dólares para cada débito e crédito. Um grande problema, entretanto, vem de dados imprecisos inseridos no sistema de contabilidade. Não existem livros ou diários físicos, portanto, os erros devem ser rastreados eletronicamente e corrigidos usando o sistema. Em muitos casos, não existe um procedimento simples de apagar e reescrever, o que pode dificultar a conclusão de correções importantes.
A maioria dos sistemas de contabilidade funciona em um método perpétuo. Cada transação contábil vai para os diários e livros à medida que ocorrem. O lançamento nos livros, portanto, é uma das tarefas contábeis mais comuns. As grandes organizações podem ter centenas – até milhares – de transações mensais. Os controles internos devem estar em vigor para garantir que as transações relevantes e precisas sejam registradas em tempo hábil.