Existem vários problemas que podem levar a problemas de contabilidade financeira. Isso inclui os elementos de desempenho financeiro que uma empresa rastreia, a base na qual ela registra as transações e a maneira como lida com a depreciação. Em contraste, é improvável que erros matemáticos causem grandes problemas graças aos pontos de verificação integrados da contabilidade por partidas dobradas.
Uma das fontes mais simples de problemas de contabilidade financeira é a falha em cobrir todos os três tipos principais de documentos financeiros. O primeiro é um simples registro de transações, que é agregado em uma conta de lucros e perdas. O segundo é um registro do fluxo de caixa, que nem sempre coincide com as transações por causa de contratos de crédito e pagamentos atrasados; as previsões de fluxo de caixa também são importantes. O terceiro é um balanço patrimonial, que lista os ativos e passivos gerais de uma empresa, medindo efetivamente sua saúde financeira. Não ter todos esses três documentos em vigor pode reduzir as oportunidades de identificar problemas com as finanças de uma empresa e soluções potenciais.
Alguns problemas de contabilidade financeira podem ser causados por inconsistências na base em que as contas são preparadas. Uma dessas áreas é a decisão de registrar as transações no momento do pagamento ou no momento em que os bens ou serviços são entregues fisicamente. Não usar a mesma base para todas as transações pode causar confusão. Isso é particularmente verdadeiro quando o pagamento ocorre em um período contábil e a entrega em outro.
A depreciação é outra fonte de problemas de contabilidade financeira. É o processo contábil usado para levar em conta o fato de que um ativo perde valor com o tempo, como o tempo que leva para se desgastar fisicamente. Como a depreciação deve ser fixada com antecedência, é efetivamente uma estimativa. Diferentes métodos podem variar em quanto tempo o período de depreciação é definido, a taxa e o ritmo de depreciação e qual, se houver, o valor final é dado ao ativo. Uma empresa que decide um método de depreciação muitas vezes terá que cumprir os requisitos legais de contabilidade e as regras estabelecidas pelos funcionários fiscais.
Talvez surpreendentemente, os erros matemáticos não são a principal fonte de problemas de contabilidade financeira. Isso se deve ao uso da escrituração por partidas dobradas, em que cada transação é registrada duas vezes, uma a débito e outra a crédito. Isso envolve olhar para os dois lados de uma transação; por exemplo, uma loja que está fazendo uma venda aumenta seu saldo de caixa, mas vê uma diminuição correspondente no valor de seu estoque não vendido. O sistema de dupla entrada significa que, em qualquer período de tempo, o valor total das entradas na coluna de crédito e na coluna de débito deve ser idêntico. Verificar regularmente se há disparidades pode descobrir erros rapidamente, antes que eles causem maiores problemas.