Uma fatura e um recibo são usados em duas situações totalmente diferentes. Uma fatura é apresentada quando o dinheiro é devido, enquanto um recibo é dado quando um valor devido foi pago. Dito de outra forma, uma fatura é um pedido de pagamento, enquanto um recibo é o aviso de pagamento recebido.
Geralmente, as contas são usadas para compras feitas a crédito e os recebimentos seguem-se aos pagamentos à vista de bens ou serviços. Por exemplo, quando um cliente está pagando mantimentos, o balconista soma os itens e entrega ao cliente um recibo imediatamente após ele receber o pagamento. Uma pessoa que tem uma conta em uma companhia telefônica, por outro lado, provavelmente receberá uma conta na mesma época do mês com o valor específico devido. Se a conta do mês anterior não tiver sido paga, o valor geralmente será adicionado ao atual, talvez com cobrança de juros se a data de vencimento já passou há muito tempo. Este método de fatura e recibo é usado para situações de consumo e também de negócios.
No mundo dos negócios, uma conta é geralmente conhecida como fatura. O prazo líquido de 30 dias é comumente usado nas empresas para indicar que a fatura deve ser paga no total em 30 dias a partir do momento da compra do bem ou serviço. Uma fatura e um recibo podem ser usados em transações diferentes para um cliente que possui uma conta em uma empresa. Se o cliente estiver fazendo uma compra maior, ele pode querer usar o crédito e ser cobrado, mas se for por apenas um ou dois itens, pode ser preferível pagar em dinheiro e guardar o recibo como comprovante de pagamento.
Faturas ou contas são normalmente preparadas usando software de computador em ambientes de escritório, enquanto muitos recibos são criados em caixas registradoras em lojas. Os recibos também podem ser manuscritos no momento de um pagamento em dinheiro, como quando o locador recebe o aluguel mensal de um locatário. Ao contrário dos recibos ou faturas da caixa registradora, um recibo manuscrito nem sempre é detalhado, mas apenas inclui o valor total. Faturas e recibos que são discriminados geralmente mostram primeiro o valor líquido, depois têm quaisquer impostos adicionados ou descontos subtraídos antes que o total seja colocado na parte inferior. No entanto, os totais em uma fatura e um recibo sempre significarão coisas diferentes.
Os valores totais em todos os tipos de recibos indicam fundos pagos. Os valores totais em cada tipo de fatura significam que o valor ainda é devido, a menos que a fatura seja carimbada como “paga”. Em vez de usar um carimbo ou marcação paga em uma fatura, a maioria das empresas hoje indica em um extrato separado, ou em contas futuras, que o valor anterior em dívida foi recebido.
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