Esistono diversi tipi di segreterie telefoniche online. Tra i più comuni ci sono le aziende di servizi di risposta Internet che funzionano in modo molto simile alle segreterie telefoniche virtuali. In questa categoria, una persona può trovare opzioni di casella vocale singole o multiple, nonché opzioni che incorporano funzioni di inoltro di chiamata. Inoltre, una persona può anche scegliere una macchina basata su software che risponde alle chiamate quando la linea telefonica dell’utente è collegata al suo computer.
Molte segreterie telefoniche online funzionano allo stesso modo delle normali segreterie telefoniche. Con questo tipo di servizio di risposta, esiste un’unica casella di posta in cui vengono depositati i messaggi di posta vocale di una persona. Un individuo può registrare un messaggio personale che i suoi chiamanti ascolteranno e quindi specificare il numero di squilli prima che si risponda alla chiamata. Ad esempio, alcune persone potrebbero volere che un chiamante ascolti tre squilli mentre un altro potrebbe desiderare che le sue chiamate rispondano immediatamente al servizio. Si può anche specificare il numero massimo di secondi che ogni chiamante avrà a disposizione per registrare il suo messaggio.
Un altro tipo di segreteria telefonica online è destinato a più di un utente o per più di uno scopo. Questo tipo include più caselle di posta sullo stesso account e consente a un chiamante di utilizzare un numero di interno o un prompt del tasto del telefono per scegliere la persona a cui desidera lasciare un messaggio. Questo tipo può rivelarsi utile per un’azienda con diversi dipendenti o anche una famiglia che desidera mantenere separati e privati i messaggi di ciascun membro. Può anche rivelarsi appropriato per un’azienda che ha diversi reparti e desidera mantenere separati i messaggi per ciascuno di essi.
Alcuni tipi di segreterie telefoniche online sono combinati con componenti di inoltro di chiamata mentre altri coinvolgono un numero di telefono a cui risponde sempre il servizio. Ad esempio, se una persona sceglie un servizio combinato con l’inoltro di chiamata, le chiamate al numero di telefono della segreteria telefonica vengono instradate al numero di casa, dell’ufficio o del cellulare, consentendogli di rispondere alle chiamate se disponibile. Se non risponde alle chiamate per un numero di squilli predeterminato, invece, il servizio risponde per lui. Altre opzioni online forniscono semplicemente servizi che rispondono automaticamente a tutte le chiamate.
Un individuo può anche prendere in considerazione le segreterie telefoniche online gestite tramite software per computer. Con questo tipo, l’utente collega effettivamente il suo telefono al suo computer, che riconosce le chiamate tramite il suo modem. Quando riceve chiamate, può vedere il numero di telefono – e talvolta il nome – del chiamante sullo schermo del suo computer e decidere se rispondere o meno. Se sceglie di non farlo, il software può registrare un messaggio. Alcuni consentiranno persino a una persona di ascoltare i messaggi mentre i chiamanti li registrano.