In generale, la gestione della stampa si riferisce all’amministrazione, al monitoraggio e alla manutenzione dell’hardware della stampante, del software della stampante e dei servizi documentali. I servizi di gestione della stampa offerti alle aziende possono includere hardware, software e controllo dei documenti o una combinazione di questi. Le aziende che offrono questi servizi di solito forniscono opzioni in loco, online, remote e su richiesta per i loro clienti. Un servizio di gestione della stampa può essere vantaggioso per un’azienda riducendo i costi relativi alla stampante, aumentando la produttività, riducendo al minimo gli errori e semplificando i progetti.
Le opzioni in loco offerte dalle società di gestione delle stampanti in genere includono tecnici qualificati in grado di fornire supporto dedicato a un gruppo di clienti in una regione. I clienti di solito chiamano un centro servizi per richiedere supporto su problemi hardware o software. Il tecnico in genere cerca di risolvere prima il problema con il cliente per telefono. Se il problema non è facilmente risolvibile, il tecnico normalmente visita il sito. Il servizio in loco è generalmente disponibile per problemi hardware e software, ma non per la gestione dei documenti. Mentre alcuni vantaggi del servizio in loco potrebbero essere l’attenzione ai dettagli e l’assistenza clienti su misura per il cliente, gli svantaggi sono in genere costi più elevati per il servizio e tempi di attesa più lunghi per la risoluzione di un problema.
Molte aziende offrono anche servizi di gestione della stampa online ai propri clienti. I servizi online per il software della stampante e la gestione dei documenti sono generalmente combinati con il supporto tecnico in loco per i problemi hardware. In caso di problemi con il software, un cliente con supporto online di solito accede a un account preesistente e avvia una richiesta a cui si risponde tramite live chat o e-mail.
Per la gestione dei documenti, i clienti normalmente possono accedere al proprio account, ordinare i documenti che desiderano stampare, caricare i materiali necessari per produrre il documento e quindi pagare il prodotto. Il prodotto viene solitamente quindi consegnato all’azienda entro pochi giorni lavorativi. I servizi di gestione della stampa online sono di solito un’opzione interessante per le grandi aziende che potrebbero avere periodi di flusso di lavoro pesanti e possono utilizzare l’assistenza aggiuntiva per completare progetti cruciali. Spesso, può essere più economico esternalizzare il lavoro di stampa invece di pagare risorse e personale aggiuntivi per completare il lavoro internamente.
I servizi remoti per la gestione della stampa di solito implicano il supporto hardware e software della stampante per le stampanti in rete nelle grandi aziende. La società di servizi installa normalmente il software di monitoraggio sulla rete informatica dell’azienda. Il software di solito verifica eventuali errori o malfunzionamenti hardware durante il monitoraggio dei livelli di toner della stampante e dell’utilizzo del client. I servizi di gestione della stampa remota variano a seconda del software utilizzato e del livello di controllo adottato dalla società di servizi. Se il livello di controllo sulle risorse della stampante di un’azienda è troppo alto, i clienti potrebbero sentirsi frustrati e insoddisfatti del servizio.
Le aziende che dispongono di servizi di gestione della stampa su richiesta in genere hanno un software speciale installato sulle stampanti di rete. Utilizzando il software, possono richiedere supporto per il software della stampante e servizi di gestione dei documenti. Il supporto su richiesta è spesso più costoso perché è essenzialmente un servizio remoto dedicato. Solitamente le grandi aziende con maggiori esigenze di stampa utilizzano servizi on demand. Le aziende con molti progetti cruciali che devono essere completati in tempi brevi possono beneficiare in particolare di una soluzione on-demand.