En général, la préparation minimale requise pour devenir assistant de bureau virtuel est un diplôme d’études secondaires suivi d’une formation en bureautique. Il existe des programmes de collèges communautaires et d’écoles professionnelles ainsi que des options éducatives en ligne pour quelqu’un qui souhaite devenir assistant de bureau virtuel, et de nombreuses personnes possédant des diplômes traditionnels en commerce ou en gestion peuvent devenir assistants de bureau virtuels. Pour se spécialiser ou accéder à un poste juridique ou médical, on peut suivre une formation supplémentaire et, dans de nombreux cas, une certification. Si l’on est un travailleur indépendant, certaines exigences supplémentaires peuvent inclure l’investissement dans du matériel de bureau.
Un assistant de bureau virtuel a essentiellement la même description de poste qu’un assistant de bureau traditionnel, sauf qu’il travaille généralement à partir de son bureau à domicile en tant que pigiste. Dans de nombreux cas, un bureau virtuel présente plusieurs avantages par rapport à un bureau traditionnel. Par exemple, le télétravail est souvent plus pratique pour les employés, et il peut être plus rentable pour les deux parties.
Les tâches typiques d’un assistant de bureau comprennent des tâches administratives, telles que la saisie de données de base et la tenue de fichiers et d’enregistrements. D’autres activités courantes comprennent l’envoi de documents par courrier, par courrier électronique et par télécopie, ainsi que la rédaction de lettres et de rapports commerciaux. Les assistants de bureau sont souvent responsables du suivi des informations budgétaires et de la prise de rendez-vous et des préparatifs de voyage pour leurs superviseurs. Un assistant virtuel peut également se concentrer sur un créneau spécifique – il ou elle peut travailler dans l’édition en tant qu’assistant d’auteur virtuel, par exemple ; d’autres sont embauchés spécifiquement pour la transcription juridique ou médicale.
Pour devenir assistant de bureau virtuel, on peut se former en suivant la voie conventionnelle d’apprentissage des compétences en secrétariat au lycée, puis en suivant un programme d’administration de bureau d’un à deux ans dans une école technique professionnelle ou un collège communautaire. De plus en plus, les collèges communautaires offrent également des programmes spécifiquement pour les assistants de bureau virtuel. Quelques exemples de cours incluent la technologie informatique et la conception de sites Web, ainsi que des compétences traditionnelles, telles que la transcription et la comptabilité.
Au lieu de fréquenter une école locale, une personne qui souhaite devenir assistant de bureau virtuel peut suivre l’intégralité de son programme d’études en ligne. Plusieurs organisations offrent des programmes de coaching et de formation à des coûts variables. Bien que la certification ne soit pas requise pour devenir assistant de bureau virtuel, on peut devenir certifié par l’intermédiaire de l’International Virtual Assistants Association (IVAA). Il offre les désignations d’assistant virtuel certifié, d’assistant virtuel vérifié par l’éthique et d’assistant virtuel immobilier. Il existe également plusieurs programmes de certification de secrétaire juridique.
Certaines compétences de base qui sont généralement requises pour devenir assistant de bureau virtuel comprennent une bonne communication verbale et écrite, ainsi qu’une connaissance de l’étiquette des affaires. Pour de nombreux emplois de bureau, des compétences de dactylographie efficaces sont souvent requises, et le souci du détail et la capacité à effectuer plusieurs tâches sont également jugés importants. De plus, un pigiste a généralement besoin de certains équipements pour établir un bureau à domicile. Au minimum, il ou elle utilise généralement un ordinateur, une imprimante, un téléphone et un télécopieur.