I segretari moderni sono spesso la colla che tiene insieme un ufficio o un’organizzazione assicurandosi che il personale e i clienti siano nel posto giusto al momento giusto e che dispongano dei documenti e delle informazioni necessari. Le competenze di segreteria vanno dalla prenotazione degli appuntamenti e dalla creazione di sale riunioni alla preparazione di documenti legali. Il tipo e le dimensioni dell’azienda a cui lavora una segretaria spesso determinano le competenze richieste; tuttavia, ci sono alcune abilità di segreteria di base che tutti i segretari dovrebbero padroneggiare, tra cui la digitazione, la programmazione e le capacità telefoniche.
Le migliori capacità comunicative sono fondamentali per i segretari. È importante che i segretari siano in grado di comunicare chiaramente e condividere informazioni con clienti e colleghi in vari modi, anche al telefono, in documenti scritti e attraverso presentazioni. I segretari spesso orchestrano gli eventi della giornata per un capo o un dipartimento, compresa la pianificazione delle riunioni e la fornitura dei documenti richiesti a coloro che partecipano alle riunioni. Anche le capacità creative di risoluzione dei problemi sono fondamentali, poiché i segretari affrontano una varietà di compiti ogni giorno.
Oltre alle attività di ufficio comuni, le competenze di segreteria dovrebbero includere anche la pianificazione di eventi. Grandi riunioni si svolgono spesso in luoghi fuori sede, ad esempio in un centro conferenze o in una sala riunioni dell’hotel. Oltre a prenotare uno spazio per riunioni e fornire indicazioni a tutte le parti per arrivarci, un segretario è spesso incaricato di organizzare alloggi notturni, noleggio auto e navette aeroportuali per i partecipanti. L’ordinazione di snack, pasti e bevande per gli ospiti nel corso dell’incontro spesso spetta anche a un segretario, così come garantire che la sala sia allestita correttamente e offra adeguati collegamenti tecnologici.
La capacità di usare la grammatica, la punteggiatura e l’ortografia corretti è fondamentale per preparare documenti, presentazioni e corrispondenza. Le capacità di segreteria dovrebbero includere anche la capacità di correggere efficacemente il lavoro al fine di creare documenti privi di errori. Alcune posizioni specialistiche, come segretarie legali e mediche, devono anche avere una conoscenza approfondita dei termini utilizzati in tali professioni. La capacità di creare una varietà di grafica visiva per l’uso online, dispense e presentazioni di gruppo è un’altra abilità generalmente richiesta ai segretari.
La padronanza della tecnologia è richiesta per quasi tutte le posizioni di segretaria. Le capacità di segreteria dovrebbero includere capacità avanzate di posta elettronica, incluso lavorare con allegati, volantini e foto creati con una varietà di programmi software. Numerosi segretari sono in movimento, quindi è indispensabile padroneggiare le più recenti capacità di comunicazione wireless. I documenti e le foto spesso devono essere modificati e condivisi, quindi la capacità di lavorare con una varietà di programmi per computer è essenziale.